Arbeit zum Mitnehmen: Hilfreiche Tools zur Flucht ins Home-Office
Immer mehr Beschäftigte weltweit wünschen sich, von daheim zu arbeiten. Wem würde es nicht gefallen, sich mindestens gelegentlich den Weg zur Arbeit zu sparen und dem Bürolärm zu entkommen. Und seien wir mal ehrlich - der Chef, der seinen Mitarbeitern über die Schulter starren muss, ist ein lebendiger Mensch, der auch etwas Entspannung braucht, selbst wenn er es nicht anerkennen will. Mit den Tools, die wir in diesem Beitrag zusammengefasst haben, schaffst du es, den Traum von der Fernarbeit zu verwirklichen. Deine Leitung davon zu überzeugen, überlassen wir dir.
Anwendungen für die Kommunikation
Erstellen von Dokumenten und gemeinsames Bearbeiten
Speichern und Synchronisieren von Daten
Tools fürs Projektmanagement
Remote-Desktop-Tools
Softwares für sicheren Fernzugang zum Heimnetzwerk
Passwort-Manager
Obwohl das entfernte Arbeiten in den letzten Jahren eine weite Verbreitung erfuhr, lassen die meisten Arbeitgeber nur halbherzig die Aufgaben vom Home-Office aus erledigen, gleichgültig, ob die Tätigkeit an die Anwesenheit gekoppelt ist oder nicht.
Was stört denn, dem heimischen Büro grünes Licht zu geben? Eventuelle Überarbeitung, der Kommunikationsverlust und wenig Vertrauen in Mitarbeiter werden als die häufigsten Gründe genannt, die gegen das Home-Office sprechen.
Diese Befürchtungen sind zwar nicht unberechtigt, jedoch sollte diese Arbeitsform so wie jede andere Neuerung erst ausprobiert und auf konkrete Bedingungen abgestimmt werden, statt voreilige Schlüsse zu ziehen. Man braucht auf jeden Fall etwas Zeit, um die Heimarbeit reibungslos und produktiv zu gestalten.
Arbeitgeber, die sich bisher mit dem Home-Office gezögert haben, erhielten jetzt eine gute Möglichkeit, dieses Modell zu testen. Neben vielen Vorteilen, welche eine derartige Arbeitsweise gewöhnlich mitbringt, entsteht in diesen Tagen durch das Home-Office ein weiteres Plus: Wer die Fernarbeit erlaubt, sorgt vor allem für die Gesundheit seiner Belegschaft und verhindert somit die Virusverbreitung.
Es gibt viele unerlässliche Tools, ohne die das erträumte Büro in den eigenen vier Wänden undenkbar wäre. Einige Services ermöglichen es nicht nur der Arbeit von zu Hause aus nachzugehen, sondern auch erbrachte Leistungen effektiv zu kontrollieren. Wir haben hier die wichtigsten Lösungen für das entfernte Arbeiten in einer Liste zusammengefasst. Da Anbieter ein Einsehen für die aktuelle Lage haben, sind viele Premium Softwares vorübergehend kostenlos verfügbar. Diese Dienste haben wir mit dem Sternsymbol markiert.
Must-have-Services: So hast du dein Office immer dabei
Anwendungen für die Kommunikation
Die Teamkommunikation ist das A und O der Fernarbeit. Microsoft Teams ist einer der besten Services, der umfangreiche Optionen zum virtuellen Austausch mit Kollegen bietet. Der Dienst kommt in der kostenpflichtigen und Gratis-Version. Man kann kostenlos Textnachrichten unbegrenzt versenden, Videoanrufe tätigen, Office-Dokumente mit Kollegen gemeinsam bearbeiten, den Bildschirm freigeben, Dateien übertragen sowie auf 250 Anwendungen und Dienste zugreifen. Noch mehr bietet der Premium-Plan als Bestandteil von Office 365. Der Dienst unterstützt Browser und Anwendungen für Windows, Android und iOS.
Slack ist der Dienst vom Software-Unternehmen aus San Francisco, der dazu gedacht ist, die Kommunikation von Teams zu vereinfachen. Das Collaborationstool ermöglicht den Informationsaustausch sowohl zwischen einzelnen Nutzern als auch in Gruppen. Man kann Direktnachrichten senden, Dokumente für Mitarbeiter freigeben, sich im Gruppenchat unterhalten, beliebig viele Channels einrichten sowie Dateien und Chats schnell durchsuchen. Slack lässt sich mit externen Services wie Trello, GitHub, Dropbox, Google Drive und mit sozialen Netzwerken wie Facebook verknüpfen. Das Tool kann problemlos auf allen Devices genutzt werden. In einer kostenlosen Edition können Nutzer bis zu 10.000 Nachrichten senden (ab dieser Anzahl wird der Zugriff auf alte Nachrichten gesperrt), Videoanrufe machen sowie Dateien miteinander austauschen.
8x8 Video Meetings ist ein weiteres handliches Tool, das für virtuelles Meeting in Teams eingesetzt wird. Mit diesem Dienst lassen sich Audio- und Videokonferenzen mit eigener URL unbegrenzt erstellen. Die User können auf den Service über den Webbrowser und Apps für Desktop-PCs und Smartphones zugreifen. Das Tool arbeitet zudem mit Google Calendar und Outlook zusammen. So kannst du Outlook-Kontakte nutzen, um Teilnehmer der Konferenz anzurufen. Die Integration mit Googles Tool erlaubt, Teammitglieder zur Konferenz über den Kalender einzuladen und sich zum Meeting zuzuschalten. Mit der kostenlosen Version können bis zu 50 Personen am Videotreffen teilnehmen.
Webex von Cisco gehört zu den ausgereiften Diensten, die es ermöglichen, Videokonferenzen abzuhalten. Mit Webex kannst du Termine erstellen, Einladungen zu Konferenzen verschicken sowie Dateien, die du fürs Meeting brauchst, in der Cloud zu speichern. Neben virtuellen Meetings liefert Webex einen Funktionsumfang, um Dokumente gemeinsam zu editieren, den eigenen Bildschirm zu teilen und Visionen bzw. Ideen auf einem Whiteboard interaktiv zu skizzieren. Der Service lässt sich mit Microsoft Office verknüpfen und ist auf allen Devices nutzbar. Darüber hinaus verspricht der Anbieter den höchsten Grad an Sicherheit und Datenschutz.
GoToMeeting stellt eine funktionsreiche und zuverlässige Lösung für kollaboratives Arbeiten via Internet dar. Im Mittelpunkt steht die virtuelle Kommunikation mit Teammitgliedern. Mit dem Dienst lassen sich Video- und Audiokonferenzen auf einfache Weise umsetzen und verwalten. Weitere wichtigsten Funktionen wie Bildschirmteilung, Datenaustausch, gemeinsames Bearbeiten, Nachrichten sind mit dabei. Normalerweise gibt es drei Preispläne, einschließlich kostenloser Testnutzung. Premium-Pakete kommen mit erweiterten Optionen und ermöglichen eine höhere Anzahl von Meeting-Teilnehmern. Durch die Einbindung von Office 365 bietet GoToMeeting eine Reihe zusätzlicher Optionen.
Erstellen von Dokumenten und gemeinsames Bearbeiten
Der Cloud-Dienst von Google zählt zu den beliebtesten kollaborativen Tools, die zur kostenlosen Nutzung verfügbar sind. Bei Google Drive handelt es sich um ein umfangreiches Paket mit Google Docs, Sheets, Slides und Forms, das für vielerlei Aufgaben einsetzbar ist. Mit diesen Softwares geht unter anderem das gemeinsame Bearbeiten von Tabellen, Dokumenten, Formularen, Präsentationen reibungslos vonstatten. Man kann unterschiedliche Nutzungsrechte gewähren, Dokumente kommentieren, mit Kollegen via eingebauten Chat kommunizieren, u.a. Um Dateien gemeinsam editieren zu können, sollte man ein Konto bei Google erstellen.
Word, Excel, Outlook oder PowerPoint sind Pioniere am Markt für Office-Programme. Mit Microsoft Office Online - kostenloser Anwendung für das Web - braucht man nicht mehr, unerlässliche Softwares zu installieren: Auf jede davon kannst du einfach über einen Browser zugreifen. Das Paket von Microsoft erweist sich als besonders hilfreich, wenn sich Projektteilnehmer nicht im Büro befinden. Dieser Dienst trägt zur effizienten Zusammenarbeit vom Home-Office aus bei, indem es gemeinsame Bearbeitung von Dateien in Echtzeit ermöglicht. Um alle Vorteile dieses Tools genießen zu können, sollte man einen Microsoft-Account haben.
Speichern und Synchronisieren von Daten
Der bereits erwähnte Dienst Google Drive bietet das Speichern von Daten im Cloud an. Du kannst bis zu 15 GB Speicherplatz kostenlos nutzen und wie gesagt Dateien für andere User freigeben. Google erlaubt auch die Synchronisation von Daten, damit diese auf allen Devices nutzbar sind.
Der älteste Filehosting-Anbieter Dropbox sollte in unserer Liste nicht fehlen. Der Dienst stellt bis zu 2 GB Speicherplatz kostenlos zur Verfügung. Die in die Cloud hochgeladenen Daten lassen sich einfach mit anderen Nutzern teilen. Dropbox bietet Integrationen mit Microsoft Office, Google Docs, Trello, WhatsApp, Facebook u.a. und ermöglicht bequeme Synchronisation von Daten zwischen diversen Endgeräten. Um diesen Service nutzen zu können, muss man ein Konto bei Dropbox erstellen.
Box*
Box bietet jede Menge hilfreicher Tools, um deinem Team virtuelle Kollaboration zu erleichtern. Mit diesem Cloud-Speicherdienst werden alle für die Arbeit benötigten Dateien in der Datenwolke aufbewahrt. Der Service ermöglicht auch das Synchronisieren und Teilen von Dateien. Je nach Preisplan bekommt man zusätzliche Optionen freigeschaltet.
Tools fürs Projektmanagement
Trello ist ein webbasierter Service, der auf effektive Aufgabenverwaltung ausgelegt ist. Das Tool unterstützt dich dabei, den Workflow effizient zu planen und zu organisieren. Es verwendet übersichtliche Boards, um Aufgaben bequem zu verwalten. Es eignet sich für Projekte jeder Größe. Um den Dienst für eigene Projekte zu verwenden, muss man sich bei Trello registrieren. Die Basis-Version ist kostenlos verfügbar.
Bei Evernote geht es um ein Online-Notizbuch, in dem man Notizen, To-do-Listen und Projektinformationen wie Dokumente, Bilder, Video- oder Audiodateien speichern und gemeinsam bearbeiten kann. Das kostenlose Tool ist intuitiv in der Bedienung, alle Dateien werden kategorisiert und lassen sich via Suche schnell auffinden. Evernote lässt sich auf allen Endgeräten verwenden.
Remote-Desktop-Tools
Tools, die einen Fernzugriff auf einen PC oder Mobilgeräte bieten, sind für die Telearbeit unerlässlich. Teamviewer ist so eine Software, mit dem sich ein Rechner von Zuhause oder unterwegs aus steuern lässt. Teamviewer kommt zum Einsatz, um Videomeetings zu erstellen, Dateien zwischen mehreren Rechnern auszutauschen und den Bildschirm zu sharen. Um eine Verbindung mit einem anderen User herstellen zu können, muss die Software auf beiden Seiten installiert und eine ID-Nummer beiden Nutzern zugewiesen werden.
Alternativ kann man statt Teamviewer ein anderes Gratis-Tool zur Fernwartung verwenden. UltraVNC dient dazu, einen Rechner via Internet oder lokales Netzwerk fernzusteuern. Das Programm ist besonders gut geeignet, um im Team an einem Dokument bzw. Entwurf aus der Ferne zu arbeiten. Der Dateitransfer zwischen mehreren Nutzern ist auch möglich. UltraVNC lässt sich plattformunabhängig nutzen.
Softwares für sicheren Fernzugang zum Heimnetzwerk
Einige Unternehmen nutzen ein internes Netzwerk, das für externe User geschlossen ist. Hier kommen VPN-Dienste wie Windsribe VPN ins Spiel, um einen verschlüsselten Zugriff auf das Heimnetz sicherzustellen. Windsribe VPN ist in der kostenlosen Version verfügbar und bietet die Datenübertragung bis zu 10 GB, unbegrenzte Verbindungen sowie den Zugang zu mehr als 10 Ländern.
Mit OpenVPN kann man ein verschlüsseltes privates Netzwerk aufbauen, um sowohl einzelne User als auch Netze zu verbinden. Die Open-Source-Software ist kostenlos erhältlich und funktioniert mit gängigen Betriebssystemen wie Windows, Linux, macOS, Android u.a. OpenVPN unterstützt die Authentifizierung über PAM, LDAP, RADIUS und Local DB.
Passwort-Manager
1Password bietet einfache Verwaltung deiner Passwörter. Mit dieser Software sind deine Kennwörter auf der sicheren Seite, und du brauchst es nicht, diese im Kopf zu behalten oder auf einen Zettel zu schreiben. Das Gute daran ist, dass Unternehmen jetzt 1Password 6 Monate lang absolut kostenlos nutzen können.
Fazit
Wir hoffen, dass diese Auswahl an Werkzeugen dir und deinem Team hilft, schnell in die Fernarbeit einzusteigen und das Beste aus dem Home-Office zu machen. Lass es dir gut gehen!
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Olga Kulmann ist Mitglied des deutschen Marketer-Teams von TemplateMonster. Ihr Interessenkreis umfasst von Online-Marketing über E-Commerce bis hin zum Webdesign. Olgas Anliegen ist es, die Blogleser mit besten Erfahrungen und geprüftem Expertenwissen in diesen Bereichen vertraut zu machen. Olga auf Facebook.