Las mejores herramientas de pago y gratis para trabajar a distancia

En las últimas semanas, hemos visto los cambios sin precedentes aterradores en todo el mundo que causó COVID-19. Se cancelaron decenas de eventos a nivel mundial, los países cerraron sus fronteras y las ciudades se volvieron completamente bloqueadas. Pues, ya nadie puede negar el impacto de la pandemia en los negocios. Sin embargo, no es hora de lamentarse, sino de tomar medidas. Cada vez más empresas del mundo envían sus empleados a trabajar a distancia desde casa.

1. Trabajo en equipo
2. Creación y edición colaborativa de documentos
3. Sincronización de archivos
4. Planificación y administración de tareas
5. Acceso remoto a dispositivos
6. Acceso seguro a redes internas de empresas
7. Protección de contraseñas

Por esta razón, crece la demanda de herramientas y programas que faciliten el trabajo en equipo en remoto. Como estamos tratando de hacer todo lo posible para apoyar a las empresas que se vean obligadas a pasar rápidamente al trabajo a distancia, hemos preparado la siguiente selección de herramientas que cubren casi todos los aspectos del trabajo remoto.

¡Enfréntate a la pandemia armado!

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Trabajar a distancia en equipo

Microsoft Teams

El líder de la industria, la compañía Microsoft, no se quedó al margen del problema mundial y fue una de las primeras en brindar acceso gratuito a sus herramientas para trabajar en equipo a distancia. Se trata de Microsoft Teams que ahora puedes usar absolutamente gratis durante la pandemia de COVID-19.

En dos palabras, Teams te permite chatear, reunirse, llamar y colaborar - y hacerlo todo en un solo lugar.

La versión gratuita de Microsoft Teams cuenta con las siguientes características y funciones:

• Mensajería ilimitada dentro de Teams.
• Número ilimitado de usuarios.
• Archivos adjuntos en chat: 2GB por usuario.
• Archivos compartidos en equipos: 10 GB para todos los miembros del equipo.
• Uso y edición de documentos de Office en equipos.
• Más de 250 aplicaciones y servicios integrados para Teams.
• Versiones web de Word, Excel, OneNote y PowerPoint.
• Llamadas de voz y videollamadas por Internet.
• Función de compartir pantalla.
• Cifrado de datos de Microsoft Teams en las etapas de almacenamiento y transferencia.

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Slack

Estén donde estén los miembros de tu equipo, Slack les unirá a todos ellos. Con las herramientas de comunicación y colaboración recogidas en un solo lugar, los equipos remotos seguirán siendo productivos sin importar desde dónde trabajen.

La versión gratuita de Slack se creó especialmente para equipos pequeños y les brinda lo siguiente:

• Período de prueba ilimitado.
• Acceso a los 10,000 mensajes más recientes de tu equipo.
• 10 Integraciones con aplicaciones terceras como Google Drive, Office 365 y otras.
• Llamadas de voz y videollamadas entre los compañeros del equipo.

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8x8 Video Meetings

Esta es otra herramienta gratuita para trabajar en equipo a distancia. Te permite organizar videoconferencias en HD con tus colegas, y hacerlo de manera fácil y rápida sin ni siquiera instalar nada en tu computadora.

Los beneficios de 8x8 Video Meetings son:

• Número ilimitado de reuniones.
• Ningún límite con respecto a la duración de tu reunión.
• Suscripción sencilla en tan solo unos pocos pasos.
• URL personalizada para organizar reuniones de hasta 50 participantes.
• Más de 80 números de marcación locales (11 gratuitos) de más de 55 países.
• Interfaz de usuario intuitiva.
• Compatibilidad con navegadores WebRTC como Google Chrome.
• Sincronización con calendario.
• Transmisión en vivo directa a YouTube.
• Video en HD, función de compartir pantalla, almacenamiento de grabaciones en la nube.

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Webex Meetings de Cisco

Como se dice en la página principal de Webex de Cisco, trabajar en remoto y mantener tu negocio funcionando en situaciones inesperadas puede ser más fácil de lo parece. Pues, si nunca antes has probado esta herramienta, la cuarentena por el coronavirus puede ser el momento oportuno para probarla.

El plan gratuito de Webex Meetings te permite:

• Usarlo por tiempo ilimitado.
• Organizar video reuniones con hasta 100 participantes.
• Compartir tu pantalla.
• Hacer llamadas gratuitas.

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GoToMeeting

Hoy, muchas empresas se ven obligadas a buscar soluciones que les ayuden a afrontar la crisis del coronavirus, y los desarrolladores de GoToMeeting decidieron unirse a la lucha contra la pandemia, lanzando un producto absolutamente nuevo que se dedica a ayudar a equipos a trabajar a distancia.

Su Kit de Emergencia para Trabajar a Distancia se creó específicamente para aquellas organizaciones, como centros de atención sanitaria, centros educativos, ayuntamientos y organizaciones sin ánimo de lucro. Con todo eso, los clientes actuales de LogMeIn también pueden aprovechar esta oferta.

Con el Kit de Emergencia de 3 meses gratis, podrás:

• Organizar reuniones y conferencias de vídeo donde quieras y cuando quieras. Programar reuniones por adelantado y compartir las grabaciones de tus reuniones.
• Organizar webinarios y eventos en línea para hasta 2000 participantes.
• Proporcionar acceso remoto al trabajo a los miembros de tu equipo.
• Ofrecer una asistencia remota de primer nivel a tus clientes, estén donde estén y sean cuales sean los dispositivos que usen.

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Creación y edición colaborativa de documentos

Google Documents

Pues, no podemos pasar por alto esta herramienta útil de Google, a pesar de que nos parece que todo el mundo ya la utiliza.

En la página de Google Documents, puedes elegir entre dos opciones: Personal y Empresa (bajo G Suite). Todo depende del tamaño de tu equipo y sus necesidades. En cualquier caso, siempre puedes optar por Personal y luego "avanzar" a la versión para empresas, cuando sea necesario.

Si optas por la primera opción, podrás crear y modificar todo tipo de documentos (desde documentos de texto regulares, hasta formularios), así como compartir ellos con otros usuarios y dejar que los editen contigo y comenten los cambios. ¡Lo más importante es que podrás hacer todo lo enumerado absolutamente gratis!

Otro beneficio de Google Docs es que te permite acceder a tus documentos desde cualquier lugar o dispositivo y en cualquier momento (incluso en caso de ausencia de la conexión a Internet, si instalas una aplicación especial).

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Google Drive

Todos los archivos que creas bajo tu cuenta de Google Docs se almacenarán en Google Drive que es otra herramienta de Google útil para trabajar en remoto. Con la versión personal de Google Drive obtendrás 15 GB de espacio de almacenamiento completamente gratis. Lo puedes usar para guardar todo tipo de archivos: desde documentos de Google Docs, hasta fotos, dibujos, vídeos y cualquier cosa que quieras.  Al igual que con los documentos de Google Docs, también podrás acceder a los archivos de tu Google Drive desde cualquier lugar o dispositivo y compartirlos con tus amigos, colegas.... de verdad, con todo el mundo, si lo quieras.

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G Suite por Google Cloud

Google Documents y Google Drive son herramientas perfectas para uso personal, pero puede ser que no sean suficientes para empresas más grandes. Si este es tu caso, te sugerimos echarles un vistazo a G Suite por Google Cloud.

G Suite es una solución que reúne Gmail, Google Documents, Google Drive y Google Calendar en un solo paquete. Nos parece una buena opción para todo tipo de negocio, pero en caso de que todavía tengas dudas, puedes optar por la prueba de 14 días gratis para decidir si vale la pena pagar y si tu empresa lo necesita.

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Microsoft Office en la Web

Esta es una buena alternativa a los servicios de Google que mencionamos anteriormente. Con la Prueba de Office 365 E1, puedes crear, editar y compartir todo tipo de documentos de forma gratuita durante 6 meses.

Las ventajas principales de Office 365 E1 son:

• No hay nada nuevo que deberías aprender, como trabajarás con Office bien conocido.
• Te permite compartir tus documentos con cualquier usuario para luego colaborar en documentos compartidos.
• Tendrás acceso a tus documentos fuera de la oficina, en realidad, desde cualquier lugar.

Este paquete todo-en-uno incluye Microsoft Teams que mencionamos anteriormente y mucho más:

• Con OneDrive para empresas, obtienes 1 TB de espacio de almacenamiento personal por usuario.
• Con Sway, puedes crear boletines, informes, materiales y mucho otro contenido atractivo e interactivo desde cualquier dispositivo tuyo.
• Con Microsoft Flow, puedes crear flujos de trabajo que se automaticen entre aplicaciones, así como puedes recopilar datos y sincronizar archivos sin ni siquiera programar nada.

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Sincronización de archivos para trabajar a distancia

Dropbox

Dropbox es una buena herramienta para almacenar, compartir y acceder a archivos de forma sencilla y segura.  La compañía ofrece tanto planes individuales, como planes para empresas.

Si planeas usar Dropbox para satisfacer tus necesidades personales o si se trata de un proyecto pequeño de breve duración, te recomendaríamos optar por Dropbox Basic. Con este plan gratuito, obtendrás 2 GB de espacio de almacenamiento para tus archivos. No es mucho, pero lo puedes usar sin pagar ni un centavo.

En cuanto a las opciones para empresas, puedes aprovechar la prueba gratuita de 30 días de Dropbox Business que incluye:

• 30 días de acceso completo a Dropbox Business.
• Espacio para la colaboración eficiente de tu equipo.
• Controles de seguridad y herramientas avanzadas adicionales.

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Box

Box también se unó a la lucha contra el coronavirus, ofreciéndoles a los clientes nuevos y existentes la Prueba gratuita de 90 días de su plan Box Business.

¿Qué obtendrás con este plan?

• Almacenamiento sin ningún límite.
• Posibilidad de subir archivos de hasta 5 GB.
• Opciones de control de seguridad para dispositivos móviles.
• Informes avanzados sobre usuarios y seguridad.
• 50 000 llamadas a la API al mes.
• Integración de Active Directory e inicio de sesión único (SSO en inglés).
• Prevención de pérdida de datos (DLP).
• Integración de soluciones de Gestión de movilidad empresarial (EMM en inglés).
• Grupos de usuarios.

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Planificación y gestión de tareas

Trello

Trello es una de las más populares soluciones para gestionar proyectos. Te permite organizar prácticamente todo tipo de tareas, ya sean personales o profesionales. Con lo dicho, Trello está orientado primariamente al trabajo en grupo.

¿Por qué vale la pena probar usar Trello para organizar el trabajo remoto de tu equipo?

• Es gratis.
• Interfaz intuitiva.
• Tableros de tareas privados y públicos.
• Notificaciones de cambios en tableros seleccionados.
• Búsqueda rápida por tareas.
• Conexión segura y alto nivel de protección de datos.

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Evernote

Evernote es otra solución de gestión de tareas que te podemos recomendar. A diferencia de Trello, la versión gratuita de Evernote se creó principalmente para uso personal. Sin embargo, si te gusta mucho esta solución, puedes adquirir el plan Evernote Business que te permita colaborar en proyectos, organizar flujos de trabajo y administrar las cuentas de los miembros de tu equipo.

En cuanto al plan gratuito Evernote Basic, te permite hacer lo siguiente:

• Tomar notas y crear listas de tareas con casillas de verificación.
• Organizar y ordenar tus datos por fecha, título o etiqueta.
• Hacer capturas de pantalla, capturas de imágenes... de cualquier cosa de Internet.
• Grabar notas de audio.
• Adjuntar archivos recibidos, archivos PDF y documentos.
• Buscar por tus notas.
• Compartir tu libreta con otras personas.
• Configurar permisos de edición de notas y libretas.

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Acceso remoto a dispositivos para trabajar a distancia

TeamViewer

TeamViewer es una de las soluciones de control remoto más populares y reputadas del mundo. Este es un programa multiplataforma compatible con Microsoft Windows, Linux, Mac OS X, Android y iOS.  Esto significa que con TeamViewer puedes conectarte a otro ordenador o servidor en cualquier rincón del mundo. Una de las razones de su popularidad (además de que dispone de una versión gratis) es una increíble facilidad de instalación y uso.

Funciones del plan básico gratis de TeamViewer:

• Control remoto.
• Función de compartir escritorio.
• Transferencia de archivos (intercambio de fotos, video y todo tipo de documentos).
• Chat y videollamadas.

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UltraVNC

Ultra VNC es un software absolutamente gratuito de acceso remoto a computadoras. Es potente y fácil de usar y te permite trabajar en una computadora remota, como si estuvieras sentado frente a ella, estés donde estés por el momento.

La funciones básicas de Ultra VNC son:

• Gestión remota de computadora en modo ventana o pantalla completa.
• Transferencia de archivos o envío de mensajes por medio del chat incorporado.
• Módulo Java Viewer permite obtener acceso remoto a una computadora incluso a través de un navegador.

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Acceso seguro a redes internas de empresas

Windsribe VPN

Algunas compañías usan una red interna que está cerrada para el acceso desde el exterior. Debido a que muchas de ellas ahora tienen que pasar al trabajo remoto, los servicios de VPN se vuelven imprescindibles para ellas. Una de las soluciones de VPN que nos gustaría compartir en este post es Windscribe.

Lo hemos añadido a esta lista no sin razón: además de planes de pago, Windscribe también ofrece una versión gratuita por tiempo ilimitado:

• Límite de transferencia mensual de 10 GB.
• Conexiones ilimitadas.
• Acceso a más de 10 países.

Nos parece una muy buena opción.

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OpenVPN

OpenVPN proporciona una gran selección de soluciones VPN flexibles para proteger tus transferencias de datos, ya se trate de la privacidad en Internet, el acceso remoto para los empleados, la seguridad de IoT o las redes de los centros de datos en la nube. En su sitio web oficial, hay muchos planes para todos los gustos y presupuestos, pero lo que apreciarás aún más es su cliente de VPN gratuito que se llama OpenVPN Connect.

La mayoría de las soluciones de VPN comerciales del mercado actual usan el protocolo OpenVPN, pero OpenVPN Connect es el único cliente VPN creado, desarrollado y mantenido por OpenVPN Inc.!

Así que, para los usuarios que buscan una herramienta de conexión VPN gratuita para ocultar sus direcciones IP o desbloquear contenido regional, esta herramienta gratuita será de mucha ayuda.

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Protección de contraseñas

1Password

Como se dice en la página principal de 1Password, ahora estás libre de olvidar tus contraseñas, como este programa las recuerda por ti. Te permite guardar todas tus contraseñas de manera absolutamente segura e iniciar sesión en sitios web en tan solo un clic.

Lo bueno es que ahora las empresas pueden registrarse y usar 1Password por 6 meses absolutamente gratis.

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Esperamos que esta selección de herramientas te ayude a pasar a trabajar a distancia de manera rápida y fácil.  ¡Apoyemos uno al otro y que estemos bien!

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