¿Por qué deberías usar PowerPoint para informes de negocios?

La simplicidad es el camino a seguir cuando se trata de la comunicación. Es importante transmitir ideas de manera eficiente y clara. En este caso las personas entienden todo rápidamente y aprecian tu franqueza. Los buenos informes de negocios requieren este enfoque directo.

Un informe contiene una información que está estructurada o formateada y se presenta a una audiencia. Los compañeros de trabajo, el jefe, los inversionistas o miembros del equipo estratégico perciben tu información precisa y utilizan ella para tomar decisiones. A veces los informes solo informan de los logros y objetivos de la empresa.

Los informes de negocios pueden tener muchas formas. Algunos se componen de varias páginas con un resumen al principio. La mayoría de las personas está familiarizada con los informes anuales que son informes completos que contienen la información sobre el desempeño financiero y las actividades comerciales durante todo el año.

Los equipos de administración están constantemente buscando formas interesantes de presentar sus informes a diferentes audiencias: aquí es cuando PowerPoint puede ayudar .

Presentación de informes con PowerPoint

Durante más de 20 años los profesionales de todas las industrias han confiado en las presentaciones de PowerPoint. ¿Por qué? ¡PowerPoint permite comunicarte con éxito! Te ayuda a eliminar el desorden y centrarte en los puntos principales. Puedes usar los archivos multimedia como videos, imágenes, cuadros, fragmentos de sonido y animaciones en tus informes de negocios. Los archivos multimedia hacen que tu presentación sea mucho más interesante. Esto mantiene a tu audiencia comprometida.

A pesar de la popularidad de PowerPoint, pocas personas realmente han descubierto sus mejores características.

¿Cómo puede ser?

Si, esta es una buena pregunta. Principalmente utilizamos PowerPoint para presentar información estática e ignoramos su capacidad de complementar información dinámica.

La información estática es aquella información que se añade al crear diapositivas y nunca se cambia. Por ejemplo, textos, figuras para crear gráficos, imágenes, videos, etc. Si necesitas cambiar algo, debes regresar y editar las diapositivas.

La información dinámica es opuesta a la información estática. Cambia por sí solo. No tienes que hacer ningún cambio en las diapositivas. Una vez que diseñas los elementos de la diapositiva, vinculas tu presentación a una fuente de datos externa. En otras palabras, haces que la presentación se vuelva inteligente.

Importancia de datos dinámicos en informes de negocios

Los informes de negocios son mucho más que una accumulación de la información objetiva en una introducción, un cuerpo y una conclusión. El informe debe cumplir con el propósito de negocio. La mayoría de los informes transmiten la información obsoleta.

¿No sería mejor si esta información esté actual o se actualice en tiempo real? Por ejemplo, John, Jefe de Marketing, está creando una presentación sobre ventas. De manera ingeniosa él vincula la página titulada "Ventas mensuales totales" a la base de datos que se actualiza continuamente. Cuando se hace un pedido nuevo, John obtiene los datos más recientes, incluso durante la presentación.

Además, PowerPoint le permite vincular la base de datos a los archivos de datos de Internet. Puede recibir información de fuentes RSS, redes sociales e incluso info sobre el tiempo. PowerPoint también puede obtener información de los archivos Excel y otros archivos de datos. Ese es el poder de PowerPoint: Info dinámica.

En pocas palabras, el programa es inteligente, y es así como puedes incorporar la información dinámica: DataPoint Technology para vincular PowerPoint a fuentes de datos y bases de datos.

¿Estás listo para hacer tus presentaciones inteligentes? ¿O para actualizar tu presentación de PowerPoint con los datos más recientes? Puedes escribir el código tú mismo. Pero esto requiere conocer las técnicas de programación.

Si no sabes nada de programación, no te preocupes. La mejor opción para ti es DataPoint. Es un complemento inteligente que añade una función de datos dinámicos a todas las versiones de PowerPoint. El complemento es fácil de usar y actualiza todo automáticamente. Te permite especificar la frecuencia y la duración de las actualizaciones. Como está desarrollado y probado por los mejores expertos, el plugin funciona sin problemas y sin errores.

De todos los programas, PowerPoint es el único programa que muestra datos dinámicos.

Capacidades de DataPoint

Puedes ver nuevos datos cuando:

• Abres una presentación.
• Generas una presentación instantánea (desconectada) para distribuirla a otros que no tienen acceso a tus bases de datos.
• Pantalla de información en tiempo real o panel de mensajes al iniciar la presentación como una presentación de diapositivas en un monitor dedicado.

Integraciones

Cuando te decimos que DataPoint es genial, lo decimos en serio. Aquí están las integraciones que DataPoint permite con Microsoft PowerPoint.

• Microsoft SQL Server
• Microsoft Access
• Microsoft SharePoint
• IBM DB2
• Informix
• MySQL
• Oracle
• Otras bases de datos via OLE DB y ODBC
• Archivos CSV
• Archivos de texto
• Facebook Likes
• Twitter
• Outlook
• Exchange
• Excel
• SharePoint
• Yammer
• XML
• JSON
• oData
• RSS
• Yahoo Weather
• Yahoo Finance
• Google Calendar
• Google Sheets

Ahorra tiempo valioso utilizando plantillas

Sin dudas: la mayoría de la gente tiene problemas con la creación de presentaciones. Incluso si no tienes habilidades de diseño, te encantará PowerPoint. Todo lo que necesitas son plantillas profesionalmente diseñadas.

¿Qué son plantillas?

Las plantillas son temas prediseñados con layouts, fondos, fuentes, colores y contenidos correctos. Son una especie de planos que se utilizan para crear impresionantes presentaciones de informes de negocios.

Echa un vistazo a las siguientes plantillas profesionales:

Monthly Planner - Plantilla PowerPoint

Amazing Figures - Plantilla PowerPoint

Para usarlos, descarga y abra el archivo descargado en tu programa de PowerPoint. A continuación, cambia los cuadros de texto agregando la información específica de tu compañía.

Herramienta de creación de presentaciones

Cuando utilizas DataPoint, recuerda utilizar la herramienta de creación de presentaciones. ¿Qué hace? Esta herramienta es solo una opción en DataPoint que te permite desplazarse por la base de datos y actualizar la información que se muestra a los usuarios, sin tener que crear diapositivas adicionales.

Lista de los beneficios de la integración de DataPoint en PowerPoint

• Da a los tomadores de decisiones una mejor visión.
• Mejora la credibilidad de los informes.
• Impulsa la toma de decisiones.
• Te permite crear un video de la presentación.
• Hace la presentación más interesante a través del uso de multimedia.
• Causa una impresión duradera en la audiencia.
• Promueve la simplicidad y la comprensión.
• Los informes son atractivos y más factuales.
• Las plantillas son visualmente llamativas y consistentes.
• Nunca te preocupes por los datos obsoletos.
• Construye una sola vez y reutiliza.

Fuente: "Why You Should Use PowerPoint for Business Reporting" por Kurt Dupont