Au cours des dernières semaines, nous avons vu les changements terrifiants sans précédent causés par COVID-19 au monde entier. Centaines d'événements dans le monde ont été annulés, concerts, événements sportifs, conférences, etc. Les pays ont fermé leurs frontières et les villes sont devenues complètement bloquées. Eh bien, personne ne peut nier l'impact de la pandémie sur les entreprises. Cependant, il n'est pas temps de se lamenter, mais d'agir. De plus en plus d'entreprises dans le monde envoient leurs employés travailler à distance.
Pour cette raison, la demande d'outils et de programmes facilitant le travail d'équipe à distance augmente. Puisque nous essayons de faire tout notre possible pour soutenir les entreprises qui sont obligées de passer rapidement au travail à distance, nous avons préparé la sélection d'outils suivante qui couvre presque tous les aspects du travail à distance.
- Travail d'équipe
- Création et édition collaborative de documents
- Synchronisation des fichiers
- Planification et administration des tâches
- Accès distant aux périphériques
- Accès sécurisé aux réseaux internes de l'entreprise
- Protection par mot de passe
Travail d'équipe
MICROSOFT TEAMS
Microsoft n'a pas laissé de côté le problème mondial et a été l'un des premières à offrir accès gratuit à ses outils pour le travail d'équipe à distance. Je parle de Microsoft Teams que vous pouvez désormais utiliser gratuitement pendant la pandémie de COVID-19.
En deux mots, Teams vous permet de discuter, de vous rencontrer online, de faire des appels et de collaborer – tout cela dans un seul endroit
La version gratuite de Microsoft Teams présente les caractéristiques et fonctions suivantes:
- Messagerie illimitée au sein des équipes.
- Nombre illimité d'utilisateurs.
- Pièces jointes dans le chat: 2 Go par utilisateur.
- Fichiers partagés sur les équipes: 10 Go pour tous les membres de l'équipe.
- Utilisez et modifiez des documents Office sur des ordinateurs.
- Plus de 250 applications et services intégrés pour les équipes.
- Versions Web de Word, Excel, OneNote et PowerPoint.
- Appels vocaux et appels vidéo sur Internet.
- Fonction de partage d'écran.
- Chiffrement des données Microsoft Teams lors des étapes de stockage et de transfert.
SLACK
Où que se trouvent les membres de votre équipe, Slack les unira ensemble. Avec les outils de communication et de collaboration rassemblés en un seul endroit, les équipes distantes continueront d'être productives, peu importe où elles travaillent.
La version gratuite de Slack a été créée spécialement pour les petites équipes et fournit les éléments suivants:
- Période d'essai illimitée.
- Accès aux 10 000 derniers messages de votre équipe.
- 10 intégrations avec des applications tierces telles que Google Drive, Office 365 et autres.
- Appels vocaux et appels vidéo entre coéquipiers.
8X8 VIDEO MEETINGS
Ceci est un autre outil gratuit pour le travail d'équipe à distance. Il vous permet d'organiser des vidéoconférences HD avec vos collègues et de le faire facilement et rapidement sans même rien installer sur votre ordinateur.
Les avantages de 8x8 Video Meetings sont:
- Nombre illimité de réunions.
- Aucune limite quant à la durée de votre réunion.
- Abonnement simple en quelques étapes.
- URL personnalisée pour organiser des réunions jusqu'à 50 participants.
- Plus de 80 numéros locaux (11 gratuits) de plus de 55 pays.
- Interface utilisateur intuitive.
- Compatibilité avec les navigateurs WebRTC comme Google Chrome.
- Synchronisation avec le calendrier.
- Diffusion en direct directement sur YouTube.
- Vidéo HD, fonction de partage d'écran, stockage d'enregistrements dans le cloud.
WEBEX MEETINGS DE CISCO
Comme il est dit sur la page principale de Webex de Cisco, travailler à distance et faire fonctionner votre entreprise dans des situations inattendues peut être plus facile qu'il n'y paraît. Eh bien, si vous n'avez jamais essayé cet outil auparavant, la quarantaine des coronavirus peut être le bon moment pour l’essayer.
Le plan Webex Meetings gratuit vous permet de:
- L’utiliser pour une durée illimitée.
- Organiser des réunions vidéo avec jusqu'à 100 participants.
- Partager votre écran.
- Faire des appels gratuits.
GOTOMEETING
Aujourd'hui, de nombreuses entreprises sont obligées de trouver des solutions pour les aider à faire face à la crise des coronavirus, et les développeurs de GoToMeeting ont décidé de se joindre à la lutte contre la pandémie, en lançant un tout nouveau produit dédié à aider les équipes à travailler à distance.
Votre kit d'urgence de travail à distance a été créé spécifiquement pour ces organisations, telles que les centres de santé, les centres éducatifs, les mairies et les organisations à but non lucratif. Avec tout cela, les clients LogMeIn existants peuvent également profiter de cette offre.
Avec le kit d'urgence gratuit de 3 mois, vous pouvez:
- Organiser des réunions vidéo et des conférences où et quand vous le souhaitez. Planifier des réunions à l'avance et partager les enregistrements de vos réunions.
- Organiser des webinaires et des événements en ligne pouvant accueillir jusqu'à 2 000 participants.
- Fournir accès à distance au travail aux membres de votre équipe.
- Offrir assistance à distance de première classe à vos clients, où qu'ils se trouvent et quels que soient les appareils qu'ils utilisent.
Création et édition collaborative de documents
GOOGLE DOCUMENTS
Eh bien, nous ne pouvons pas ignorer cet outil utile de Google, même s'il semble que tout le monde l'utilise déjà.
Sur la page de Google Documents, vous pouvez choisir entre deux options: Personnel et Entreprise (G Suite). Tout dépend de la taille de votre équipe et de leurs besoins. Dans tous les cas, vous pouvez toujours opter pour Personnel puis "avancer" vers la version business, si nécessaire.
Si vous optez pour la première option, vous pouvez créer et modifier toutes sortes de documents (des documents texte normaux aux formulaires), ainsi que les partager avec d'autres utilisateurs et les laisser les modifier avec vous et commenter les modifications. La chose la plus importante est que vous pouvez faire tout ce qui est listé absolument gratuitement!
Un autre avantage de Google Docs est qu'il vous permet d'accéder à vos documents depuis n'importe quel endroit ou appareil et à tout moment (même en l'absence de connexion Internet, si vous installez une application spéciale).
GOOGLE DRIVE
Tous les fichiers que vous créez sous votre compte Google Docs seront stockés dans Google Drive qui est un autre outil Google utile pour travailler à distance. Avec la version personnelle de Google Drive, vous obtiendrez 15 Go d'espace de stockage entièrement gratuit. Vous pouvez l'utiliser pour enregistrer toutes sortes de fichiers: des documents Google Docs aux photos, dessins, vidéos et tout ce que vous voulez. Comme avec les documents Google Docs, vous pouvez également accéder à vos fichiers Google Drive à partir de n'importe quel endroit ou appareil et les partager avec vos amis, collègues ... vraiment, avec tout le monde, si vous le souhaitez.
G SUITE POUR GOOGLE CLOUD
Google Documents et Google Drive sont des outils parfaits pour un usage personnel, mais ils peuvent ne pas être suffisants pour les grandes entreprises. Si tel est votre cas, nous vous suggérons de jeter un œil à G Suite by Google Cloud.
G Suite est une solution qui rassemble Gmail, Google Documents, Google Drive et Google Calendar dans un seul package. Nous pensons que c'est une bonne option pour tous les types d'entreprises, mais en cas de doute, vous pouvez opter pour l'essai gratuit de 14 jours pour décider si cela vaut la peine d'être payé et si votre entreprise en a besoin.
MICROSOFT OFFICE EN LIGNE
Ceci est une bonne alternative aux services Google que nous avons mentionnés plus tôt. Avec la version d’évaluation d’Office 365 E1, vous pouvez créer, éditer et partager gratuitement toutes sortes de documents pendant 6 mois.
Les principaux avantages d'Office 365 E1 sont:
- Vous ne devez rien apprendre de nouveau, car vous travaillerez avec Office bien connu.
- Il vous permet de partager vos documents avec n'importe quel utilisateur, puis de collaborer sur des documents partagés.
- Vous aurez accès à vos documents à l'extérieur du bureau, en fait, de n'importe où.
Ce package tout-en-un comprend les équipes Microsoft que nous avons mentionnées précédemment et bien plus encore:
- Avec OneDrive Entreprise, vous obtenez 1 To d'espace de stockage personnel par utilisateur.
- Avec Sway, vous pouvez créer des newsletters, des rapports, du matériel et de nombreux autres contenus attrayants et interactifs à partir de n'importe quel appareil.
- Avec Microsoft Flow, vous pouvez créer des flux de travail automatisés entre les applications, ainsi que collecter des données et synchroniser des fichiers sans même planifier quoi que ce soit.
Synchronisation de fichiers
DROPBOX
Dropbox est un bon outil pour stocker, partager et accéder aux fichiers d'une manière simple et sûre. L'entreprise propose à la fois des plans individuels et des plans d'entreprise.
Si vous prévoyez d'utiliser Dropbox pour répondre à vos besoins personnels ou s'il s'agit d'un petit projet de courte durée, nous vous recommandons d'opter pour Dropbox Basic. Avec ce plan gratuit, vous obtiendrez 2 Go d'espace de stockage pour vos fichiers. Ce n'est pas beaucoup, mais vous pouvez l'utiliser sans payer un sou.
En ce qui concerne les options commerciales, vous pouvez profiter de l’essai gratuit de 30 jours de Dropbox Business qui inclut:
- 30 jours d'accès complet à Dropbox Business.
- Espace pour la collaboration efficace de votre équipe.
- Contrôles de sécurité et outils avancés supplémentaires.
BOX
Box a également rejoint la lutte contre le coronavirus, offrant aux clients nouveaux et existants un essai gratuit de 90 jours de son plan Box Business.
Qu'obtiendrez-vous avec ce plan?
- Stockage sans aucune limite.
- Possibilité de télécharger des fichiers jusqu'à 5 Go.
- Options de contrôle de sécurité pour les appareils mobiles.
- Rapports avancés sur les utilisateurs et la sécurité.
- 50 000 appels API par mois.
- Intégration Active Directory et authentification unique (SSO).
- Prévention de la perte de données (DLP).
- Intégration de solutions EMM (Enterprise Mobility Management).
- Groupes d'utilisateurs.
Planification et gestion des tâches
TRELLO
Trello est l'une des solutions les plus populaires pour la gestion de projets. Il vous permet d'organiser pratiquement toutes sortes de tâches, qu'elles soient personnelles ou professionnelles. Avec ce qui a été dit, Trello est principalement orienté vers le travail de groupe.
Pourquoi vaut-il la peine d'utiliser Trello pour organiser le travail à distance de votre équipe?
- C'est gratuit.
- Interface intuitive.
- Tableaux de tâches privés et publics.
- Notifications de changements dans les conseils sélectionnés.
- Recherche rapide par tâches.
- Connexion sécurisée et haut niveau de protection des données.
EVERNOTE
Evernote est une autre solution de gestion des tâches que nous pouvons recommander. Contrairement à Trello, la version gratuite d'Evernote a été créée principalement pour un usage personnel. Cependant, si vous aimez vraiment cette solution, vous pouvez acheter le plan Evernote Business qui vous permet de collaborer sur des projets, d'organiser des workflows et de gérer les comptes des membres de votre équipe.
Le plan gratuit Evernote Basic, vous permet de:
- Prendre des notes et créer des listes de tâches avec des cases à cocher.
- Organiser et trier vos données par date, titre ou étiquette.
- Prendre des captures d'écran des calculs, d'images ... de tout ce qui se trouve sur Internet.
- Enregistrer des notes audio.
- Joindre les fichiers reçus, les fichiers PDF et les documents.
- Rechercher vos notes.
- Partager votre carnet avec d'autres personnes.
- Configurer l'autorisation de modifier des notes et des cahiers.
Accès distant aux périphériques
TEAMVIEWER
TeamViewer est l'une des solutions de contrôle à distance les plus populaires et les plus réputées au monde. Il s'agit d'un programme multiplateforme compatible avec Microsoft Windows, Linux, Mac OS X, Android et iOS. Cela signifie qu'avec TeamViewer, vous pouvez vous connecter à un autre ordinateur ou serveur n'importe où dans le monde. L'une des raisons de sa popularité (en plus d'avoir une version gratuite) est son incroyable facilité d'installation et d'utilisation.
Fonctionnalités du plan de base gratuit TeamViewer:
- Contrôle à distance.
- Fonction de partage de bureau.
- Transfert de fichiers (échange de photos, vidéos et toutes sortes de documents).
- Chat et appels vidéo.
ULTRAVNC
Ultra VNC est un logiciel d'accès à distance à l'ordinateur absolument gratuit. Il est puissant et facile à utiliser et vous permet de travailler sur un ordinateur distant, comme si vous étiez assis devant lui, où que vous soyez en ce moment.
Les fonctions de base d'Ultra VNC sont:
- Gestion à distance de l'ordinateur en mode fenêtre ou plein écran.
- Transfert de fichiers ou envoi de messages via le chat intégré.
- Le module Java Viewer permet d'accéder à distance à un ordinateur, même via un navigateur.
Accès sécurisé aux réseaux internes de l'entreprise
WINDSCRIBE VPN
Certaines entreprises utilisent un réseau interne fermé pour l'accès depuis l'extérieur. Parce que beaucoup d'entre eux doivent désormais passer au travail à distance, les services VPN deviennent un incontournable pour eux. L'une des solutions VPN que nous aimerions partager dans cet article est Windscribe.
Nous l'avons ajouté à cette liste parsqu’en plus des plans payants, Windscribe propose également une version gratuite pour une durée illimitée:
- Limite de transfert mensuel de 10 Go.
- Connexions illimitées.
- Accès à plus de 10 pays.
Nous pensons que c'est une très bonne option.
OPENVPN
OpenVPN fournit une large sélection de solutions VPN flexibles pour protéger vos transferts de données, que ce soit la confidentialité sur Internet, l'accès à distance pour les employés, la sécurité IoT ou les réseaux de centres de données cloud. Sur leur site officiel, il existe de nombreux plans pour tous les goûts et tous les budgets, mais ce que vous apprécierez encore plus, c'est leur client VPN gratuit appelé OpenVPN Connect.
La plupart des solutions VPN commerciales sur le marché utilisent aujourd'hui le protocole OpenVPN, mais OpenVPN Connect est le seul client VPN créé, développé et maintenu par OpenVPN Inc.!
Ainsi, pour les utilisateurs à la recherche d'un outil de connexion VPN gratuit pour masquer leurs adresses IP ou débloquer du contenu régional, cet outil gratuit sera très utile.
Protection par mot de passe
1PASSWORD
Comme indiqué sur la page principale de 1Password, vous êtes maintenant libre d'oublier vos mots de passe, car ce programme les mémorise pour vous. Il vous permet de sauvegarder tous vos mots de passe en toute sécurité et de vous connecter aux sites Web en un seul clic.
La bonne nouvelle est que les entreprises peuvent désormais s'inscrire et utiliser 1Password pendant 6 mois totalement gratuitement.
Nous espérons que cette sélection d'outils vous aidera à travailler rapidement et facilement à distance. Soutenons-nous les uns les autres et soyons bien!
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