Prowadzisz firmę? Jesteś na początku drogi lub wręcz odwrotnie - jesteś na rynku od lat i... Masz mało czasu dla rodziny? Na spotkania towarzyskie? Nie bierzesz dni wolnych, bo jeśli nie pracujesz - nie zarabiasz? Przyjrzyjmy się, jak możesz zatrudnić najlepszą Wirtualną Asystentkę, która odciąży Cię w codziennych zadaniach, a Ty odzyskasz spokój i równowagę pomiędzy pracą a życiem osobistym.
Gdzie znajdziesz wirtualne asystentki?
- Największe skupisko WA jest na facebookowych grupach dla Wirtualnych Asystentek i grupach dla biznesów.
- Ciekawym rozwiązaniem są też agencje wirtualnych asystentek.
- Jest też wiele innych sposobów, ale chcę skrócić Twój czas i podpowiedzieć Ci to, co sama uważam za najlepsze.
Jak zatrudnić Wirtualną Asystentką?
- Rozpisz wszystkie zadania, jakie wykonujesz w firmie.
- Zastanów się, które z nich realnie posuwają rozwój Twojej firmy naprzód i zaznacz je w jakiś sposób.
- Zaznacz w inny sposób zadania, które są hipotetycznie mało ważne, ale mimo wszystko bardzo potrzebne jak np. odpisywanie na maile, regularna aktualizacja strony www czy działania/promocja w Social Media.
- Pomyśl ile czasu Ci zajmują te zadania.
- Znajdź odpowiednią asystentkę, która specjalizuje się w danej dziedzinie. Np. ja pomagam kobietom w kwestiach technicznych. Głównie WordPress, tworzenie landing page, mailingi, bazy danych, webinary, obsługa wielu programów ułatwiających działania online.
TIP: Pamiętaj, że najlepsza wirtualna asystentka jest rozchwytywana i ma pełen grafik. - Sprawdź aktywność kilku wybranych WA w Internecie. Dowiedz się czegoś o nich. Wyciągnij wnioski oparte na faktach. Dzięki temu zorientujesz się, czy któraś z WA odpowiada Ci charakterem, osobowością. Dowiedz się jak najwięcej, abyś nie żałował. Początkujące WA często dają bardzo niską cenę, ale jest wysoce możliwe, że będziesz musiał wszystko po nich sprawdzać lub co gorsza poprawiać. Wtedy niepotrzebnie zniechęcisz się do pomocy zdalnej. Wierz mi, że są w Internecie porządne i niezawodne WA.
- Sprawdź cennik wybranej WA. Mój znajdziesz tutaj.
- Policz na ile godzin Cię stać i z jakiej opcji możesz skorzystać.
- Skontaktuj się z wybraną Asystentką i/lub umów na konsultację wstępną. U większości WA jest ona darmowa i trwa 15-30 minut.
- Po omówieniu szczegółów w niedługim czasie zostanie wypisana umowa, którą musisz podpisać i odesłać do WA, aby móc rozpocząć jakiekolwiek dalsze działania.
TIP1: Zadawaj dużo pytań podczas konsultacji (videorozmowa/telefonicznie).
TIP2: Jeśli chcesz zlecić WA zadanie próbne, to jej za to zapłać. Ona w tym momencie już dla Ciebie pracuje!
TIP3: Często WA mają pakiety testowe w atrakcyjnych cenach. Spójrz na mój pakiet testowy.
TIP4: Bądź konkretny, kiedy delegujesz zadania. Komunikuj konkretnie czego oczekujesz. Jakie zadanie WA ma wykonać. Żeby nie dochodziło do nieporozumień. Macie współpracować i konsultować ze sobą różne rzeczy w imię np. mojego motto "Klient mój partner!".
- Wtedy wirtualna asystentka wystawia fakturę, jeśli ma firmę. Jeśli nie ma, faktura wystawiona jest zazwyczaj poprzez portal useme. Wtedy na fakturze widniejesz Ty i useme, ale to WA wykonuje Twoje zadania. Jest to legalny sposób. Nie obawiaj się więc tego rozwiązania.
- Po opłaceniu faktury wirtualna asystentka przystępuje do wykonania zadań.
Jeśli chcesz wiedzieć co robi wirtualna asystentka zapraszam Cię do mojego wpisu. - Daj czas wirtualnej asystentce na wdrożenie. Np. 2-4tygodnie. Wyjaśniaj, jeśli czegoś nie wie. Pewnie chcesz, żeby robiła wszystko raz a porządnie. Ona też tego chce. WA nie czyta w myślach. Musisz ją nauczyć Twojego sposobu pracy czy funkcjonowania Twojej firmy, jeśli ma z Tobą sprawnie współpracować.
- Jeśli jednak po dłuższym czasie nie udaje Wam się porozumieć na satysfakcjonującym poziomie (bo mimo poszukiwań i wniosków, tak też może się zdarzyć. Jak przy każdej innej rekrutacji stacjonarnego pracownika) po prostu zrezygnuj z usług. Napisz jej o tym lub powiedz. Daj również uzasadnienie, żeby wiedziała "Dlaczego?". Na pewno będzie później pracować, żeby to poprawić. Wirtualna Asystentka wciąż się czegoś uczy. Warto dać jej szansę nawet, jeśli jest początkująca.
Aby ułatwić Ci proces zatrudnienia wirtualnej asystentki możesz pobrać darmową infografikę, którą przygotowałam specjalnie dla czytelników TemplateMonster: http://bit.ly/jakZatrudnićWA.