Praca zdalna na czas kwarantanny: najważniejsze narzędzia do pracy zdalnej

Koronawirus, który siejąc panikę wdarł się do Europy, wymusza od zarządów firm szybkie reagowanie na nowe zjawisko. Wiele z przedsiębiorstw, w których jest to możliwe, zdecydowało się na oddelegowanie pracowników do domów, by tam, w sposób zdalny, świadczyli usługi na rzecz pracodawcy. Pozwala na to ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

• Brainstorming i planowanie
• Budowanie zespołu
• Estymowanie
• Podejmowanie decyzji
• Dokumentowanie
• Komunikatory
• Mind Mapping
• Usprawnienie procesu/Retrospekcje zespołu
• Feedback
• Video konferencje
• Wystawianie faktur online
• Zdalnie zarządzanie komputerem

Od dwóch tygodni zespół TemplateMonster pracuje zdalnie. Korzystamy z narzędzi do komunikacji i współpracy zostając w swoich domach. Oprócz wspólnej porannej kawy, nic nie straciliśmy. A zyskaliśmy pewność, że nawet w warunkach pandemii nadal jesteśmy zgranym zespołem, który każdego dnia podejmuje nowe wyzwania i zwinnie realizuje nieszablonowe projekty.

W sytuacji, kiedy firma podejmie decyzję o konieczności oddelegowania części pracowników na tryb pracy zdalnej, musi w pierwszej kolejności przygotować odpowiednie narzędzia i infrastrukturę (m.in. usługi VPN). Jest to szczególnie ważne z uwagi na konieczność zachowania ciągłości obsługi klienta, dobrej komunikacji i współpracy zespołów. Podstawowymi narzędziami potrzebnymi do efektywnego i prostego przejścia w tryb pracy home office są nowoczesne rozwiązania, które:

• posiadają funkcje tworzenia i współdzielenia dokumentów online;
• udostępniają możliwość przechowywania plików i dokumentów w chmurze;
• zapewniają swobodną komunikację pomiędzy pracownikami.

Poniżej znajdziesz opisane narzędzia i aplikacje wspierające pracę zdalną w biznesie oraz administracj

Praca zdalna: narzęzia i aplikacje

Brainstorming i planowanie

• Batterii - Zamiast pracować nad Batterii łączy wiele funkci takich narzędzi, jak Pinterest, Dropbox i Powerpoint w jednym miejscu.
• Cardboard - wygodne narzędzie do User Story Mapping.
• Coggle - prosty sposób tworzenia pięknych notatek/pomysłów i udostępniania ich innym osobom.
• Conceptboard - narzędzie do przenoszenia projektów od wstępnego pomysłu do ostatecznego zatwierdzenia.
• Dropbox Paper - typ dokumentu, w którym zespoły mogą tworzyć razem w jednym miejscu.
• Groupboard - oprogramowanie do współpracy w zakresie tablic i konferencji internetowych do celów nauczania online.
• GroupMap - skuteczny sposób do planowania, burzy mózgów, dyskusji i decyzji.
• IdeaBoardz - narzędzie to, umożliwia zespołom wspólną burzę mózgów, zbieranie danych wejściowych, refleksję i retrospekcję.
• iObeya - cyfrowe zarządzanie wizualne zaprojektowane zgodnie z zasadami Lean i Agile.
• Kumu - ułatwia porządkowanie złożonych danych w mapy relacji, które są piękne i przyjemne w użyciu.
• Limnu - tablica online, gdzie można szkicować i udostępniać.
• MeetingSphere - to oprogramowanie do współpracy, które angażuje ludzi. Uczestnicy dzielą się tym, co naprawdę myślą, ustalają priorytety tego, co ważne, i pracują razem, aby uzyskać wyniki. Dokumentacja w programie Word jest automatyczna.
• Miro - współdzielenie i wspólna edycja wielu form wizualizacji wiedzy.
• Mixed - tablica w czasie rzeczywistym i narzędzia do współpracy dla rozproszonych zespołów.
• Mural - cyfrowy obszar roboczy do współpracy wizualnej.
• NoteApp - prosty, intuicyjny interfejs do przenoszenia karteczek w czasie rzeczywistym.
• Popplet - to narzędzie do rejestrowania i porządkowania pomysłów.
• Post-it Plus App - aplikacja do tworzenia notatek, organizowania ich, a następnie udostępniania wszystkim.
• Scribblar - Tablica do współpracy i nauki online.
• Scribble - Scribble dodaje natychmiastową wspólną tablicę do każdego połączenia.
• Stormboard - narzędzie do generowania pomysłów, a następnie do ustalania priorytetów, organizowania i udoskonalania tych pomysłów.
• Twiddla - tablica online do oznaczania stron internetowych, grafik i zdjęć lub samodzielnego rysowania.
• Web Whiteboard - prosty sposób na natychmiastowe rysowanie i pisanie razem online. Wystarczy utworzyć tablicę online za pomocą jednego kliknięcia i udostępnić ją na żywo, wysyłając link do osób.
• Whiteboard Fox - intuicyjna wirtualna tablica.
• Ziteboard - to lekka witryna z tablicą, która działa na dowolnym urządzeniu.

Budowanie zespołu

• Blueboard - platforma uznawania i motywowania pracowników oparta na nagrodach, zachętach i prezentach od jedynych w swoim rodzaju po niepowtarzalne doświadczenia.
• Bonusly - popraw zaangażowanie pracowników dzięki Bonusly, sprawdzonemu rozwiązaniu w zakresie uznawania i nagradzania.

• Cobudget - ułatwia organizacjom i grupom alokację funduszy w sposób wspólny i przejrzysty.
• Kudobox.co - narzędzie do podziękowań.

Estymowanie

• planITpoker - czyste i proste planowanie.
• Scrumpoker Online - darmowy open source do webowego planning pokera.
• Planning Poker - rozbudowany komercyjny planning poker z możliwością integracji z Jira.
• Scrum Poker Estimates - dodatek do Confluence pozwalający estymować.

Podejmowanie decyzji

• The Decider - przed podjęciem grupowej decyzji odpowiedz na kilka prostych pytań.
• Delegation Poker - ustalenie na jakim poziomie decyzyjność i odpowiedzialność są pomiędzy managmentem a zespołem. Przez to ćwiczenie można zbadać dojrzałość, świadomość i sposób podejmowania decyzji.
• Ideation360 - zbieranie idei, współpraca nad nimi, zbieranie informacji zwrotnej i wybieranie najlepszych.
• Kialo - platforma do debatowania nad przyczynami.
• Loomio - współpraca i podejmowanie wspólnie decyzji tak aby każdy był usłyszany i każdy czuł się bezpiecznie.
• Yabbu - zaangażuj uczestników, podejmuj decyzję i oszczędzaj czas podczas spotkań zdalnych.

Dokumentowanie

• Confluence - wiki ze stajni Atlassiana, dobra integracja z Jira itp.
• Google Docs - współpraca nad jednym dokumentem przez wielu użytkowników oraz dostęp z wielu urządzeń.
• Microsoft 365 - platforma zapewnia wszystkie narzędzia, których potrzebujesz do pracy w dowolnym miejscu, dowolnym momencie i na dowolnym urządzeniu.
• Guru - narzędzie wspierające gromadzenie wiedzy z rozmów na Slacku.
• Miro - współdzielenie i wspólna edycja wielu form wizualizacji wiedzy.
• Nuclino - proste budowanie bazy wiedzy przez zespoły.
• Slite - prosty system tworzenia notatek, budowania wiki, pozwalający na wspólną pracę nad dokumentacją.
• Tettra - zbieranie i dzielenie wiedzy jako wiki dla całej organizacji.

Komunikatory

• Skype - umożliwia prowadzenie rozmów za pomocą kamerki internetowej, przesył plików oraz wysyłanie wiadomości tekstowych.
• Slack - komunikator tekstowy oraz głosowy zawierający zestaw narzędzi i usług służących współpracy zespołowej. Slack daje również możliwość wysyłania plików multimedialnych.

• Zulip - łączy bezpośredniość czatu w czasie rzeczywistym z modelem wątków e-mail. Dzięki Zulip możesz śledzić ważne rozmowy, ignorując nieistotne.
• Rocket.chat - Narzędzie umożliwia komunikację przy użyciu trzech różnych rodzajów kanałów: publicznego, prywatnego i rozmowy 1:1.

Mind Mapping

• Canva - gotowe szablony i proste narzędzia do przeciągania i upuszczania, które pomoże Ci stworzyć idealną mapę myśli.
• Edraw Max - kompleksowe oprogramowanie do tworzenia diagramów, które może uprościć tworzenie ponad 200 rodzajów diagramów, takich jak prezentacje biznesowe, plany budowlane czy mapy myśli.
• XMind - w pełni funkcjonalne narzędzie do mapowania myśli i burzy mózgów, zaprojektowane w celu generowania pomysłów, inspirowania kreatywności, zapewnia wydajność zarówno w pracy, jak i życiu.
• XMind for Mobile - aplikacja do tworzenia map myśli na urządzeniach mobilnych.
• MindMeister - narzędzie online do mapowania myśli, które pozwala rejestrować, rozwijać i udostępniać pomysły w formie wizualnej.
• MindMup - łatwe w użyciu narzędzie do mapowania myśli, które umożliwia zapisywanie plików na dysku Google bez żadnych kosztów.
• MindNode - pozwala rejestrować, organizować, stylizować i dzielić się swoimi przemyśleniami.
• Scapple - to wirtualny arkusz papieru, który pozwala robić notatki w dowolnym miejscu i łączyć je za pomocą linii lub strzałek.

Usprawnienie procesu/Retrospekcje zespołu