Koronawirus, który siejąc panikę wdarł się do Europy, wymusza od zarządów firm szybkie reagowanie na nowe zjawisko. Wiele z przedsiębiorstw, w których jest to możliwe, zdecydowało się na oddelegowanie pracowników do domów, by tam, w sposób zdalny, świadczyli usługi na rzecz pracodawcy. Pozwala na to ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
- Brainstorming i planowanie
- Budowanie zespołu
- Estymowanie
- Podejmowanie decyzji
- Dokumentowanie
- Komunikatory
- Mind Mapping
- Usprawnienie procesu/Retrospekcje zespołu
- Feedback
- Video konferencje
- Wystawianie faktur online
- Zdalnie zarządzanie komputerem
Od dwóch tygodni zespół TemplateMonster pracuje zdalnie. Korzystamy z narzędzi do komunikacji i współpracy zostając w swoich domach. Oprócz wspólnej porannej kawy, nic nie straciliśmy. A zyskaliśmy pewność, że nawet w warunkach pandemii nadal jesteśmy zgranym zespołem, który każdego dnia podejmuje nowe wyzwania i zwinnie realizuje nieszablonowe projekty.
W sytuacji, kiedy firma podejmie decyzję o konieczności oddelegowania części pracowników na tryb pracy zdalnej, musi w pierwszej kolejności przygotować odpowiednie narzędzia i infrastrukturę (m.in. usługi VPN). Jest to szczególnie ważne z uwagi na konieczność zachowania ciągłości obsługi klienta, dobrej komunikacji i współpracy zespołów. Podstawowymi narzędziami potrzebnymi do efektywnego i prostego przejścia w tryb pracy home office są nowoczesne rozwiązania, które:
- posiadają funkcje tworzenia i współdzielenia dokumentów online;
- udostępniają możliwość przechowywania plików i dokumentów w chmurze;
- zapewniają swobodną komunikację pomiędzy pracownikami.
Poniżej znajdziesz opisane narzędzia i aplikacje wspierające pracę zdalną w biznesie oraz administracj
Praca zdalna: narzęzia i aplikacje
Brainstorming i planowanie
- Batterii - Zamiast pracować nad Batterii łączy wiele funkci takich narzędzi, jak Pinterest, Dropbox i Powerpoint w jednym miejscu.
- Cardboard - wygodne narzędzie do User Story Mapping.
- Coggle - prosty sposób tworzenia pięknych notatek/pomysłów i udostępniania ich innym osobom.
- Conceptboard - narzędzie do przenoszenia projektów od wstępnego pomysłu do ostatecznego zatwierdzenia.
- Dropbox Paper - typ dokumentu, w którym zespoły mogą tworzyć razem w jednym miejscu.
- Groupboard - oprogramowanie do współpracy w zakresie tablic i konferencji internetowych do celów nauczania online.
- GroupMap - skuteczny sposób do planowania, burzy mózgów, dyskusji i decyzji.
- IdeaBoardz - narzędzie to, umożliwia zespołom wspólną burzę mózgów, zbieranie danych wejściowych, refleksję i retrospekcję.
- iObeya - cyfrowe zarządzanie wizualne zaprojektowane zgodnie z zasadami Lean i Agile.
- Kumu - ułatwia porządkowanie złożonych danych w mapy relacji, które są piękne i przyjemne w użyciu.
- Limnu - tablica online, gdzie można szkicować i udostępniać.
- MeetingSphere - to oprogramowanie do współpracy, które angażuje ludzi. Uczestnicy dzielą się tym, co naprawdę myślą, ustalają priorytety tego, co ważne, i pracują razem, aby uzyskać wyniki. Dokumentacja w programie Word jest automatyczna.
- Miro - współdzielenie i wspólna edycja wielu form wizualizacji wiedzy.
- Mixed - tablica w czasie rzeczywistym i narzędzia do współpracy dla rozproszonych zespołów.
- Mural - cyfrowy obszar roboczy do współpracy wizualnej.
- NoteApp - prosty, intuicyjny interfejs do przenoszenia karteczek w czasie rzeczywistym.
- Popplet - to narzędzie do rejestrowania i porządkowania pomysłów.
- Post-it Plus App - aplikacja do tworzenia notatek, organizowania ich, a następnie udostępniania wszystkim.
- Scribblar - Tablica do współpracy i nauki online.
- Scribble - Scribble dodaje natychmiastową wspólną tablicę do każdego połączenia.
- Stormboard - narzędzie do generowania pomysłów, a następnie do ustalania priorytetów, organizowania i udoskonalania tych pomysłów.
- Twiddla - tablica online do oznaczania stron internetowych, grafik i zdjęć lub samodzielnego rysowania.
- Web Whiteboard - prosty sposób na natychmiastowe rysowanie i pisanie razem online. Wystarczy utworzyć tablicę online za pomocą jednego kliknięcia i udostępnić ją na żywo, wysyłając link do osób.
- Whiteboard Fox - intuicyjna wirtualna tablica.
- Ziteboard - to lekka witryna z tablicą, która działa na dowolnym urządzeniu.
Budowanie zespołu
- Blueboard - platforma uznawania i motywowania pracowników oparta na nagrodach, zachętach i prezentach od jedynych w swoim rodzaju po niepowtarzalne doświadczenia.
- Bonusly - popraw zaangażowanie pracowników dzięki Bonusly, sprawdzonemu rozwiązaniu w zakresie uznawania i nagradzania.
- Cobudget - ułatwia organizacjom i grupom alokację funduszy w sposób wspólny i przejrzysty.
- Kudobox.co - narzędzie do podziękowań.
Estymowanie
- planITpoker - czyste i proste planowanie.
- Scrumpoker Online - darmowy open source do webowego planning pokera.
- Planning Poker - rozbudowany komercyjny planning poker z możliwością integracji z Jira.
- Scrum Poker Estimates - dodatek do Confluence pozwalający estymować.
Podejmowanie decyzji
- The Decider - przed podjęciem grupowej decyzji odpowiedz na kilka prostych pytań.
- Delegation Poker - ustalenie na jakim poziomie decyzyjność i odpowiedzialność są pomiędzy managmentem a zespołem. Przez to ćwiczenie można zbadać dojrzałość, świadomość i sposób podejmowania decyzji.
- Ideation360 - zbieranie idei, współpraca nad nimi, zbieranie informacji zwrotnej i wybieranie najlepszych.
- Kialo - platforma do debatowania nad przyczynami.
- Loomio - współpraca i podejmowanie wspólnie decyzji tak aby każdy był usłyszany i każdy czuł się bezpiecznie.
- Yabbu - zaangażuj uczestników, podejmuj decyzję i oszczędzaj czas podczas spotkań zdalnych.
Dokumentowanie
- Confluence - wiki ze stajni Atlassiana, dobra integracja z Jira itp.
- Google Docs - współpraca nad jednym dokumentem przez wielu użytkowników oraz dostęp z wielu urządzeń.
- Microsoft 365 - platforma zapewnia wszystkie narzędzia, których potrzebujesz do pracy w dowolnym miejscu, dowolnym momencie i na dowolnym urządzeniu.
- Guru - narzędzie wspierające gromadzenie wiedzy z rozmów na Slacku.
- Miro - współdzielenie i wspólna edycja wielu form wizualizacji wiedzy.
- Nuclino - proste budowanie bazy wiedzy przez zespoły.
- Slite - prosty system tworzenia notatek, budowania wiki, pozwalający na wspólną pracę nad dokumentacją.
- Tettra - zbieranie i dzielenie wiedzy jako wiki dla całej organizacji.
Komunikatory
- Skype - umożliwia prowadzenie rozmów za pomocą kamerki internetowej, przesył plików oraz wysyłanie wiadomości tekstowych.
- Slack - komunikator tekstowy oraz głosowy zawierający zestaw narzędzi i usług służących współpracy zespołowej. Slack daje również możliwość wysyłania plików multimedialnych.
- Zulip - łączy bezpośredniość czatu w czasie rzeczywistym z modelem wątków e-mail. Dzięki Zulip możesz śledzić ważne rozmowy, ignorując nieistotne.
- Rocket.chat - Narzędzie umożliwia komunikację przy użyciu trzech różnych rodzajów kanałów: publicznego, prywatnego i rozmowy 1:1.
Mind Mapping
- Canva - gotowe szablony i proste narzędzia do przeciągania i upuszczania, które pomoże Ci stworzyć idealną mapę myśli.
- Edraw Max - kompleksowe oprogramowanie do tworzenia diagramów, które może uprościć tworzenie ponad 200 rodzajów diagramów, takich jak prezentacje biznesowe, plany budowlane czy mapy myśli.
- XMind - w pełni funkcjonalne narzędzie do mapowania myśli i burzy mózgów, zaprojektowane w celu generowania pomysłów, inspirowania kreatywności, zapewnia wydajność zarówno w pracy, jak i życiu.
- XMind for Mobile - aplikacja do tworzenia map myśli na urządzeniach mobilnych.
- MindMeister - narzędzie online do mapowania myśli, które pozwala rejestrować, rozwijać i udostępniać pomysły w formie wizualnej.
- MindMup - łatwe w użyciu narzędzie do mapowania myśli, które umożliwia zapisywanie plików na dysku Google bez żadnych kosztów.
- MindNode - pozwala rejestrować, organizować, stylizować i dzielić się swoimi przemyśleniami.
- Scapple - to wirtualny arkusz papieru, który pozwala robić notatki w dowolnym miejscu i łączyć je za pomocą linii lub strzałek.
Usprawnienie procesu/Retrospekcje zespołu
- Agile Retrospective Resource Wiki - zbiór wielu planów i podpowiedzi jak sprawnie przeprowadzić retro.
- Agile Retrospectives for Confluence - zrób retrospekcję z użyciem Confluence.
- Agile Retrospectives for Jira - transparentne i dobrze zwizualizowane retrospekcje w Jirze.
- FunRetro - prosty i ładne narzędzie do zdalnej retrospekcji.
- GoReflect - usprawniaj zwinne podejście.
- Remoteretro - zdalne retrospekcje dla zespołu.
- Retrium - zaangażuj zespół, decyduj o czym dyskutować i głosu na najlepsze pomysły.
- Retromat - zbuduj plan swojej retrospekcji korzystając z wielu gotowców i przeprowadź ją ze swoim zespołem.
- Retro Rabbit - retrospekcje w Slack.
- Retrospective Dashboard - interaktywna tablica zaprojektowana dla Scrum Masterów, aby ułatwić retrospekcje.
- Retro Tool - zdalne retrospekcje.
- Scatterspoke - usprawnij sposób robienia retrospekcji.
- Sprint Boards - zdalne klasyczne retrospekcje.
- Sprint Retrospective Tool - lekkie, łatwe i prowadzące do celu.
- TeamRetro - zdalne retrospekcje z dostosywanymi szablonami.
Feedback
- Beekast - dynamiczne oprogramowanie do prezentacji, integrujące przestrzeń do prawdziwych dyskusji i działań, generujące pomysły i ułatwiające podejmowanie decyzji.
- Elin - analizując komunikację w zespole i uzyskując przydatne informacje na temat budowania kultury o dużym zaangażowaniu.
- 15Five - wykorzystuje sprawdzone metody rozwoju pracowników, które napędzają rozwój firmy.
Video konferencje
- Zoom - to platforma do wideokonferencji dająca m.in. możliwość udostępniania ekranu i nagrywania spotkań.
- Appear - łatwa w obsłudze aplikacja umożliwiająca prowdzenie rozmów wideo, udostępnianie publpitu, czat.
- BlueJeans - narzędzie do prowadzenia video konferencji.
- Hangouts Meet - narzędzie Google do spotkań online w czasie rzeczywistym. Za pomocą przeglądarki udostępnij swoje wideo, pulpit i prezentacje członkom zespołu i klientom.
- Whereby - elastyczne narzędzie do spotkań wideo w przeglądarce - bez pobierania i logowania dla gości.
- Skype - umożliwia prowadzenie rozmów za pomocą kamerki internetowej, przesył plików oraz wysyłanie wiadomości tekstowych.
Wystawianie faktur online - Fakturowania
Z klientami można rozliczyć się również dzięki oprogramowaniu, które będzie dostępne online i do którego będą miały dostęp wybrane osoby. Dzięki temu nie musisz być w biurze, żeby wystawić i wysłać fakturkę. Sprawa dość prosta i oczywista. Ze swojej strony mogę rekomendować Fakturownię. To polskie (a ważne, żebyśmy się teraz wspierali) i stosunkowo tanie rozwiązanie.
Zdalnie zarządzanie komputerem
- Pulpit zdalny Chrome. Kolejna, bardzo pomocna aplikacja od Google pozwala na bezpieczne zarządzanie dowolnie skonfigurowanym komputerem, tak jakbyś tam była/był. Dzięki temu można wykonać dowolną czynność, nie ma praktycznie żadnych ograniczeń. Całość działa bardzo sprawnie. Jeśli boisz się, że coś istotnego zostało na komputerze, to w dowolnej chwili możesz na niego wejść i samemu to do siebie przesłać 😉 Wcześniej nie wspomniałem, że jeszcze jednym wymaganiem jest posiadanie zainstalowanej na komputerze przeglądarki Chrome, ale dzisiaj to już chyba standard.
- TeamViewer. Program idealnie sprawdzi się w obecnej sytuacji, gdy z powodu pracy zdalnej część lub cały zespół przebywają poza siedzibą firmy. To rozwiązanie pozwoli na zachowanie dostępu do sprzętu służbowego nawet w przypadku problemów technicznych, pozwalając m.in. zdalnie naprawić problem techniczny, zainstalować nowe oprogramowanie (np. Firmowy VPN) czy wpisać hasło administratorskie.
A Wy z jakich narzędzi ułatwiających pracę zdalną korzystacie? Które z nich szczególnie polecacie? Czekamy na Wasze komentarze na blogu oraz Facebooku!
Czytaj także
TemplateMonster wspiera wszystkich, kto pracuje zdalnie z powodu COVID-19
Jak stworzyć stronę www skutecznie zdobywającą klientów?
Bootcamp, kursy wideo oraz studia czyli jaka forma nauki programowania jest lepsza