Jak wybrać odpowiedni system POS dla swojej restauracji

Jeśli planujesz otworzyć restaurację, musisz zatroszczyć się o księgowość finansową i magazynową oraz znaleźć sposób na skuteczne zarządzanie personelem. Każdy właściciel restauracji codziennie spotyka się z chaotycznym przepływem pieniędzy i produktów, dlatego bardzo ważne jest, by przepływy te monitorować w systemie typu Point of Sale.

Choć najlepiej byłoby wprowadzić system księgujący na samym początku, to można to równie dobrze zrobić w restauracji, która działała w oparciu o stacjonarne kasy przez ostatnie dziesięć lat. Dziś, większość właścicieli, zamiast marnować swój cenny czas woli korzystać z wygodnego systemu POS, który pozwala kontrolować finanse, sprzedaż, zapasy – ogółem – cały biznes. Czy wszystkie systemy są równie dobre? Aby poznać, jakie cechy tworzą idealny system POS, podjęliśmy współpracę z Poster POS.

Do czego służy system POS?

• Rachunkowość zapasów pomaga uniknąć niepotrzebnych zakupów, sprawdza stan zapasów i eliminuje kradzieże w restauracji;
• Rachunkowość finansowa pozwala kontrolować wszystkie dochody i wydatki restauracji, otwierać i zamykać zmiany, kontrolować wypłatę z kasy i inne transakcje;
• Raporty ze sprzedaży pokazują, które potrawy są najbardziej popularne oraz pokazują ilość sprzedanych przedmiotów. Pozwala to na przeanalizowanie danych i zwiększenie sprzedaży;
• Szybkie przyjmowanie zamówień umożliwia ich wysyłanie do kuchni zaraz po otrzymaniu zamówienia od kelnera lub kasjera;
• Szczegółowe menu pomaga w księgowaniu składników i tworzeniu potraw. Szef kuchni ustawia menu tylko raz, a inni kucharze pracują zgodnie z instrukcjami, bez jego udziału.

Istnieje także wiele innych funkcji, takich jak system lojalnościowy, programy oparte na rabatach, drukowanie paragonów itp.

Typy systemów POS

Systemy POS można podzielić na dwie kategorie: kosztowne, stacjonarne monobloki oraz aplikacje mobilne w chmurze na tablety i laptopy. Pierwsza opcja zdążyła stać się już dość mocno oldschoolowa. Masywne systemy stacjonarne są droższe do wprowadzenia i obsługi w przyszłości. Poza płaceniem czynszu, zakupem sprzętu, wydatkami na żywność i wynagrodzeniem dla pracowników, trzeba jeszcze wydać całkiem sporo pieniędzy na taki system Point of Sale.

W wielu przypadkach, wybór oprogramowania ogranicza się jedynie do środowiska Windows. Wymagany jest specjalny sprzęt oraz masywny serwer do przechowywania wszystkich danych, co może okazać się niebezpieczne (ktoś może złamać zabezpieczenia, wyjąć dysk twardy itp.). W takim wypadku, dostęp do danych jest możliwy tylko z komputera lub laptopa z zainstalowanym programem właściciela. Jeśli jednak nie chcesz inwestować dużych pieniędzy w automatyzację, a jednocześnie chcesz dobrze zarządzać swoim biznesem, pomyśl o systemach POS w chmurze.

Systemy POS dla restauracji

Mobilny punkt sprzedaży składa się przeważnie z dwóch głównych części: front-office dla kelnerów i kasjerów oraz back-office dla zarządzania restauracją. Sprzedawca systemów POS powinien oferować właścicielom zgodność systemu z różnymi typami systemów operacyjnych jednocześnie (Android, Windows, IOS). Pozwala to zaoszczędzić na sprzęcie już na samym początku działalności. Wszystko, co trzeba zrobić, to pobrać i zainstalować aplikację POS. Niestety, z powodu pewnych ograniczeń, nie każdy dostawca systemu POS spełnia ten warunek, oferując system wyłącznie na platformę Android lub iOS.

Z punktu widzenia back-office, możliwość uruchomienia konsoli zarządzania z dowolnej przeglądarki jest bardzo praktyczna. Wystarczy zalogować się do systemu i już ma się świadomość wszystkiego, co aktualnie dzieje się w restauracji. Jeśli proces ten wydłuży się (wymaga dodatkowych aplikacji lub jest wspierany jedynie przez określone oprogramowanie), nie będzie już dłużej komfortowy.

Zalety systemu POS:

• Niezawodny tryb offline
  Niestabilny Internet nie powinien wpływać na działanie systemu POS. Poster zapisuje wszystkie dane do rejestru (iPad lub tablet z Androidem), aż do przywrócenia połączenia z Internetem.
• Wydruk paragonów i biletów
  Większość systemów POS w chmurze ma możliwość drukowania paragonów dla klientów i biletów do kuchni lub innych stacji. Opcja ta staje się wielką zaletą, jeśli na paragonie można wydrukować logo restauracji, życzenia, porady dnia, hasło do Wi-Fi lub jakiekolwiek inne dodatki, które zwiększają lojalność gości. Zamiast drukować bilety do kuchni, można zainstalować ekrany z przychodzącymi zamówieniami, aby kucharze mogli je zobaczyć w wygodny sposób. Nawiasem mówiąc, chłopaki z Poster oferują KitchenKit - specjalny program do ekranów kuchennych. Zamówienia pojawiają się na stołach szybciej, goście są zadowoleni, a restauracja zyskuje więcej.
• Metody płatności
  Większość ludzi nie wyobraża sobie życia bez zapłaty kartą, dlatego posiadanie terminala jest koniecznością dla każdej restauracji. Czy zauważyłeś, że goście płacący kartą zwykle zamawiają więcej? W rezultacie, wzrasta również średni rachunek w restauracji. Jeśli system POS nie zapewni różnych metod płatności, wówczas pewne transakcje nie będą ujmowane w statystykach, raportach itp.

Funkcje konsoli zarządzania:

• Szczegółowe raporty
  Ostatecznie, każdy właściciel restauracji korzysta z analizy ABC, która pokazuje najbardziej dochodowe pozycje w menu, potrawy o wysokim koszcie itp.
• Rachunkowość finansowa i zapasów
  Wspomnieliśmy już o tych funkcjach wcześniej. Nie wszystkie systemy POS oferują wygodne przechowywanie danych z uwzględnieniem zapasów, planowaniem i szczegółową rachunkowością finansową. Rachunkowość zapasów jest niezbędną funkcją, która pomaga zapobiegać kradzieży w restauracji. Jeśli wyprowadzasz zapasy poprzez system POS, powinieneś kontrolować je w tym samym miejscu. Aby zobaczyć, gdzie pojawiają się nieścisłości, należy porównać saldo rzeczywiste z księgowym, obliczanym przez system.
• Programy lojalnościowe dla klientów
  Pomagają tworzyć kampanie promocyjne («1 + 1 = 3», lunche biznesowe, «happy hours», itp.) i nagradzać klientów za lojalność wobec firmy. Im więcej funkcji ma Twój system, tym mniej dodatkowych usług będziesz potrzebować. Istnieją dwa rodzaje systemów lojalnościowych: rabaty i bonusy. Tworząc karty lojalnościowe, motywujesz swoich gości do wydawania więcej. Na przykład, mogą zapłacić część rachunku za pomocą zebranych punktów lub zmniejszyć całkowitą kwotę.
• Powiadomienie o niskim poziomie zapasów
  Skonfiguruj powiadomienia o niskim stanie zapasów i otrzymuj wiadomości e-mail lub SMS, a nigdy nie zabraknie Ci produktów i nie stracisz czasu na dostawę żywności. To ogromna zaleta!

Zawsze zwracaj uwagę na reputację sprzedawcy systemów POS. Poproś o różne opinie, przeczytaj komentarze innych klientów lub porozmawiaj z jednym z nich osobiście. Spróbuj znaleźć sprzedawcę, który działa bez pośredników. W takim przypadku proces komunikacji jest znacznie łatwiejszy, a prawdopodobieństwo uzyskania pomocy i odpowiedzi - znacznie większe. Wiele firm oferuje bezpłatny okres testowy, podczas którego można sprawdzić, jak działa ten system i czy jest odpowiedni dla Twojej firmy. Zalecamy sprawdzenie Poster POS i poznanie jego zalet osobiście.