Как вести товароучет, базу клиентов в одном облачном сервисе

Автор статьи Анастасия Арутюнова, шеф редактор бизнес.ру

С 2011 года мы совершенствуем товароучетную программу. Сейчас это не просто товароучетное ПО, но целая экосистема сервисов, включающая клиентскую базу, систему управления персоналом и кассовую программу. В статье объясняем, почему полезно держать всю информацию в одном сервисе, как это помогает бизнесу.

Но в начале расскажем о методах ведения товарного учета в принципе.

Как товарный учет помогает в торговле

Торговля развивалась и в древности, и в купеческой России, и 90-х годах, а современные товароучетные сервисы появились 10, максимум 15 лет назад. Действительно ли без них невозможно сейчас торговать?

В принципе, работать без товароучетного сервиса можно, если у вас 20-30 товаров и 3-4 сделки в неделю.

В современных условиях рынка предпринимателю, который держит даже небольшой магазин, специализированное ПО экономит время и деньги на найм дополнительного персонала.

За 10-15 лет в России многое изменилось:

- Ассортимент и среднее количество позиций, выставленных в магазине (за последние годы выросло на несколько десятков процентов);

- Размер документооборота увеличился, появилась необходимость работать с маркированными товарами, ЕГАИС, а также фискализировать все платежи, работая через онлайн-кассу в соответствии с 54-ФЗ;

- Потребители сравнивают цены не только у близлежащих магазинов-конкурентов, но и в интернет-магазине. Развитие омниканальности (возможности “бесшовно” перейти из интернета в офлайн-покупки и наоборот) изменило поведение клиентов, которые больше обращают внимание на разнообразие, доступность товара, могут ли продавцы проконсультировать по остаткам ассортимента;

- По ряду товаров (например, электроники) торговая наценка уменьшилась до 5-15%, поэтому для заработка необходимо грамотно планировать закупки. Важно не допускать переполнения склада неходовыми товарами.

Важно! Учет в тетрадке сейчас вести можно, но будут ошибки, проблемы с закупками и пересортицей.

Если в магазине есть склад и продавцы, вполне вероятно, что кто-то из персонала решит обогатиться за счет якобы “потерянного” товара.

Бывают и обратные истории, когда владелец магазина обвиняет продавцов в кражах, а в итоге находит ошибки в собственных расчетах в тетрадке.

Какие варианты ведения товароучета используют предприниматели

Если говорить профессиональным языком, предприниматели, ведущие учет товара в тетрадке, занимаются больше суммовым учетом, а не товарным.

Цель суммового учета - учитывать движение средств. Определить, сколько денег составила выручка в сентябре против выручки августа.

Да, кассир может записывать и вид проданного товара, но в анализ продаж эта информация входит редко.

Плюс суммового учета - можно сравнительно быстро сравнить выручку и подсчитать объем продаж по количеству товара.

Недостатков несколько. Невозможно по тетрадке понять:

- сколько товара осталось на складе;

- какие товары продавались в определенный период больше;

- от закупки какой продукции лучше отказаться.

Поэтому если предприниматель хочет вести мониторинг и контролировать ассортимент, суммового учета недостаточно.

Кейс. Зоомагазин при ветеринарной клинике

Закон об онлайн-кассах обязал установить кассовые аппараты. Так было и с владельцем ветеринарной клиники, который имел смежное направление - небольшой зоомагазин.

Изначально ветврач не рассматривал зоомагазин как направление бизнеса, открыв точку по запросам клиентов: их интересовало послеоперационное питание и специализированные ветеринарные препараты. Первый год учет товаров велся в тетрадке, а затем - в таблице Excel.

Внедрение онлайн-кассы заставило ветклинику установить кассовую программу с потоварным учетом. Анализ продаж за три месяца показал, что основную прибыль приносят не специализированные, а стандартные корма в крупных упаковках (среднего ценового сегмента). 

В итоге этот вид продукции решено было увеличить в ассортименте. Магазин увеличил прибыль на 80%. 

Следующий этап - создание карт лояльности для удержания постоянных клиентов магазина. Карты планируют сделать с накоплением баллов.

Потоварный учет поможет следить за ассортиментом на разных складах, если используется не только склад магазина, но и удаленный склад.

Преимущества учета с аналитикой через товароучетный сервис:

- можно посмотреть продажи по периодам;

- выявить тот ассортимент, который приносит наибольшую прибыль (причем без сложных подсчетов, в несколько кликов);

- сделать анализ продаж по сотрудникам, т.е. увидеть, кто из них приносит компании больше прибыли;

- определить нерентабельные товары.

Недостаток потоварного учета - для его ведения необходима специализированная программа. Она может быть двух видов: с установкой на ПК или облачной.

Суть облачного сервиса - все данные хранятся на удаленном сервере, доступ к ним осуществляется через интернет. Благодаря системе постоянного резервного сохранения данных, пользователи облачных систем не беспокоятся о сохранности информации. Она гарантирована.

“Бизнес.Ру” - облачная товароучетная система. Ее выбирают предприниматели, не желающие зависеть от одного компьютера. Им важно, чтобы доступ к аналитике продаж был с любого носителя, имеющего доступ в интернет.

Облачные программы абсолютно безопасны - доступ к личному кабинету осуществляется только по паролю. Кроме того, можно настроить различные права пользователя. Кассиру не будут доступны базы контрагентов и поставщиков.

Так ли плохо вести учет в Excel?

Нужна ли товароучетная программа с системой клиентской базы, если в магазине около 100 продаж в месяц? Все зависит от типа товара и особенностей ассортимента.

При небольшом обороте, если предприниматель работает один, в первый месяц можно вести учет в Excel. При увеличении оборота - обязательно переходить на профессиональную систему.

Ведь как происходит учет в Excel? Сначала кассир записывает продажу в тетрадку или запоминает, а после ухода покупателя переносит информацию в таблицу (шаблон берется из интернета).

Такой подход чреват проблемами:

- есть риск случайно ошибиться, а потом искать ошибку исправлять ее по всей таблице;

- можно не увидеть ошибку в принципе;

- сложности при работе нескольких пользователей в одной таблице;

- сложности переноса данных от продавца к кладовщикам (при работе с несколькими файлами).

Кроме того, при учете в Excel необходимо, чтобы у продавцов и администратора были временные окна - заносить продажи в складскую таблицу.

Если времени работать с документами нет, продавцов много, есть несколько складов, то товароучетная программа просто необходима. Попробуйте “Бизнес.Ру” прямо сейчас - демо-версия позволяет сделать это бесплатно >>

Один облачный сервис для ведения товарного учета и базы клиентов: почему это удобно

Мы уже говорили, что облачный сервис товароучета можно использовать не только для аналитики продаж товаров, но и для других целей.

Так, товароучетная программа связана с:

- CRM (системой взаимодействия с клиентами), которая необходима для ведения базы контрагентов и клиентов, карт лояльности и отслеживания работы менеджеров с каждым из клиентов;

- кассовой программой (по 54-ФЗ необходимо вести потоварный учет в чеке), а каждая продажа на кассе в ту же секунду отражается в товароучетной программе;

- системой шаблонов документов (документы формируются в пару кликов, а данные поставщика автоматически заполняются из карточек контрагентов).

Сервис товарного учета может работать как с традиционным магазином, так и в сфере омниканальной торговли.

Таким образом, в магазине используется единая программа для работы с ассортиментом, в которой работают продавцы, кладовщики, администратор, руководство через собственные учетные записи. Она закрывает 95% потребностей бизнеса, связанных с расчетами, учетом и ведением документации.

Опросив директоров магазинов, мы записали пять причин, почему использовать единую систему удобно (по сравнению с 3-4 разными, не связанными между собой сервисами):

1. Это дешевле. Некоторые важные функции уже доступны при основной подписке, часть необходимо докупать отдельно… Но в итоге все равно ежемесячная сумма выходит дешевле, чем при использовании товароучетного сервиса, CRM и программы для печати ценников отдельно.
2. Не нужно учить персонал работать в разных программах. Сотрудники быстро привыкают к одному интерфейсу и осваивают новые функции просто интуитивно (конечно, при необходимости они могут посмотреть инструкцию на сайте сервиса или обратиться в техподдержку, но можно разобраться самостоятельно).
3. Товароучетная программа дает возможность внедрить бонусные карты вести учет бонусов или баллов и списывать их при продаже определенных категорий товаров. Причем бонусные и дисконтные карты могут быть не только физическими, но и виртуальными (быть привязаны к номеру мобильного). Его можно использовать для sms рассылки клиентам и таргетинг рекламы для стимулирования продаж. Также рассылка пригодится, если вы внедрили в бизнес-процесс интернет-заказы и доставку до двери.
4. Удобно работать с маркированными товарами и ЕГАИС за счет связи кассовой и товароучетной программы. Есть возможности импорта накладных от поставщика и печати этикеток с кодами маркировки прямо из программы.
5. Можно упростить работу с поставщиками: автоматически формировать заказ поставщику на основе данных об остатков товаров.
6. Можно вместе с товароучетной программой использовать CRM-сервис, где хранятся данные контрагентов и автоматически составляются документы из шаблонов. Это автоматизирует сложные комплексные продажи, например, при заказе корпусой мебели, когда при продаже нужен договор, смета, прием аванса, сбор лидов с сайта и почты.

Как вести товароучет и клиентскую базу одновременно

Вместе с товароучетной программой магазин и склад оснащается сканерами, терминалами сбора данных. Учет производится автоматически.

Учет при продаже на кассе:

1. Кассир пробивает товар на кассе с помощью сканера.
2. Клиент отдает карту лояльности и кассир списывает накопленные баллы. Формируется чек.
3. Автоматически товар в товароучетной программе переходит из хранящихся на складе в проданные.
4. Полученные деньги фиксируются, и увеличивается графа итоговой выручки магазина.
5. Когда количество проданного товара достигнет оптовой партии, менеджер по закупкам формирует заявку на закупку нового товара. Из-за возможности автоматического создания документа по шаблону заявка формируется в один клик.

Учет при получении товара на склад:

1. Кладовщики получают товар вместе с накладными.
2. Сверка происходит с помощью сканеров штриховых кодов (не надо считать вручную).
3. При расхождении товара в качестве и количестве можно составить документ о расхождении позиций через функционал сравнения плана и факта.
4. Если поставщик использует электронный документооборот, то можно импортировать данные из накладных автоматически (например, это важно при получении товара нового ассортимента).

Все данные, полученные из сканеров, автоматически отправляются в товароучетную систему. Поэтому товар, который получил магазин, тут же отражается на балансе - продавец из торгового зала может это увидеть и вовремя проинформировать покупателя.

Таким образом, товароучетная программа с функционалом клиентской базы, кассовой программы помогает автоматизировать множество процессов. Следовательно, освободить для продавцов время для самой важной работы - общения с покупателями.

Как вести учет, в таблице Excel или специальной многофункциональной программе, решать вам. Но стоит учесть, что возможности сервиса облачного учета позволяют настроить работу под нужды бизнеса: традиционного магазина, интернет-магазина или точки обслуживания клиентов.

Попробуйте сервис Бизнес.Ру сегодня, абсолютно бесплатно, в сопровождении специалиста по автоматизации >>