Как выбрать правильную систему учета в кафе или ресторан?

Ресторанный бизнес уверенно набирает обороты после кризиса 2014–2015 годов, и в последнее время открывается все больше небольших заведений с окупаемостью в год или полтора, что реально привлекает многих предпринимателей. Если вы планируете открыть заведение, не важно будет ли это просто кофе-точка, бар, кафе или даже ресторан, вам нужно вести учет как финансовый, так и складской и контролировать работу персонала.

Сейчас уже мало кто ведет свой бизнес в блокноте или в Excel, а для сетевого бизнеса это вообще сложно представить. Большинство приходит к внедрению систем автоматизации для учета своего бизнеса. Эту статью мы написали вместе с нашими партнерами компанией Poster, разработчиками системы учета.

Исходя из опыта большинства новых заведений — систему автоматизации нужно внедрять с самого начала, чтобы правильно оптимизировать все рабочие процессы. А именно: ускорить работу персонала, избежать краж, лишних остатков на складах и контролировать все финансы внутри заведения. За всем этим нужно следить одновременно, что и позволяет делать система автоматизации.

Что дает система автоматизации?

• Складской учет — помогает избежать лишних закупок, проводить инвентаризацию и, тем самым, исключить хищения;
• Финансовый учет — контроль доходов и расходов заведения, расчет гостя. Открытие и закрытие кассовых смен, инкассация, закрытие чеков и оплата поставок;
• Статистику продаж — вы узнаете, что покупают чаще и в каких объемах, сможете проанализировать данные и продавать еще больше;
• Быстрый прием заказов — оформление заказа на планшете или моноблоке и отправка заказа на кухню;
• Подробное меню — учет ингредиентов и составление технологических карт блюд. Шеф-повару достаточно один раз прописал меню, а обычные повара будут готовить по инструкциям без его участия;

И много других полезных вещей, как: системы лояльности; настройка бонусов, акций, учет безналичного расчета, печать чеков.

Какие бывают системы автоматизации?

Условно их можно разделить на два вида: стационарные — громоздкие, дорогие моноблоки и удобные облачные решения — мобильные приложения, которые запускаются на планшетах и ноутбуках.

Стационарные системы все еще устанавливают некоторые старые игроки на рынке автоматизации. Внедрять их гораздо затратнее при открытии заведения. Помимо оплаты аренды, покупки оборудования, базовых закупок продуктов и резерва зарплаты для персонала, вам придется отложить еще крупную сумму на систему учета.

К тому же, чаще всего выбор системы для установки ограничен только Windows, плюс вам понадобиться специальное оборудование, которое также не самое доступное. Добавить к этому еще отдельный сервер, который нужно поставить у себя в заведении, где будет храниться вся информация. Кстати, это что тоже не очень надежно. Нго банально могут попытаться взломать, вытащить жесткий диск и т. п. А доступ ко всем данным у вас будет только с компьютера, на которой установлена программа для собственника.

Так что, если вы не хотите вкладывать большие суммы в автоматизацию и контролировать бизнес в реальном времени за пределами заведения, нужно смотреть в сторону облачных решений.

Облачные системы автоматизации

Большинство облачных систем автоматизации состоят из фронт-офиса — программы для кассира, бариста, официанта или бармена и бэк-офиса — панели управления для менеджеров и собственников.

Идеальный вариант, когда вы сможете установить приложение фронт-офиса на Android, Windows планшеты, iPad и ноутбуки, что позволит сэкономить на оборудовании при открытии. Вы просто устанавливаете программу терминала как обычное приложении из маркета и обновляете его по воздуху.

К сожалению, далеко не все разработчики систем автоматизации поддерживает разные платформы, поэтому выбор может быть ограничен: только Android или только iOS, и вам нужно определится на чем вы будете работать.

Что касается бэк-офиса, то очень удобно, когда вы можете запустить админ-панель с любого браузера ноутбука. Просто заходите на сайт под своим логином владельца и видите все, что сейчас происходит у вас в заведении. Если же для этого требуется установка какого-то специального приложения и только под какую-то одну операционную систему, то это уже будет не удобно (ограничит выбор системы, тип устройства и т. д.).

Терминал

Теперь немного подробнее об основных функциях фронт-офиса или терминала, какой функционал обязателен для стабильной работы кафе или ресторана:

• Надежная работа оффлайн

Неполадки с сетью не должны влиять на работу POS системы. Например в Poster, все данные о заказах, чеках и т. д. сохраняются терминале (планшете iPad или Android) пока снова не появится интернет.

• Печать чеков, бегунков на кухню

Большинство облачных систем учета умеют печатать чеки и бегунки. Преимуществом будет, если вы сможете печатать: логотип заведения, пожелания, совет дня, пароль от wi fi и любую другую дополнительную информацию на чеках, которая повышает лояльность гостей.

Как вариант замены печатным бегункам (спискам заказов для поваров) на кухню, можно использовать отдельный монитор для поваров с входящими заказами, что реализовали ребята из Poster с помощью программы KitchenKit — экран с заказами на кухню. Заказы готовятся еще быстрее, клиенты довольны, а собственник получает больше прибыли.

• Прием оплаты картой

Все больше гостей оплачивают покупки банковской картой, без терминала вы лишаетесь себя части прибыли и возможных дополнительных покупок. Расплачиваясь картой, гость обычно заказывает больше, а значит — увеличивается средний чек в заведении. Но просто покупки терминала будет не достаточно. Если POS система не будет его поддерживать, все продажи по безналичному расчету не будут попадать в статистику, отчеты, кассовые смены и т. п.

• Поддержка с фискальным регистратором

Если вы хотите продавать алкоголь и отправлять отчеты в налоговую, т. е. работать легально, ваша система автоматизации обязательно должна поддерживать работу с ЕГАИС и ФЗ 54.

Функционал бэк-офиса:

• Встроенные и настраиваемые отчеты

Как минимум нужен ABC-анализ, с помощью которого вы узнаете: какие позиции в меню у вас самые рентабельные, на какие можно повысить маржу, а какие блюда у вас не покупают или их себестоимость слишком высока.

• Финансовый и складской учет

О которых мы говорили в начале статьи. Далеко не все системы автоматизации могут похвастаться удобным складом с оформлением поставок, планированием и детальным финансовым учетом.

• Системы лояльности и акции

Чтобы создавать акции: от простых вариантов, как 1+1=3, бизнес-ланчи, «счастливые часы» и до сложных условий со скидкой на определенный товар при покупке нескольких разных позиций. Чем больше возможностей у вашей системы, тем меньше дополнительных сервисов вам придется подключать.

Системы лояльности бывают двух типов: скидочные и бонусные. Заводя карты постоянных клиентов, вы мотивируете гостей тратить больше. Они могут оплатить часть чека бонусами или снизить общую сумму, благодаря постоянной скидке.

• Напоминания о закупках

Полезная функция, конечно, если у вашей системы автоматизации есть складской учет. Настраивая напоминания о критических остатках продуктов на складе, которые будет приходить к вам на почте или в смс, вы никогда не пропустите заказ новой поставки, и ваша кухня не будет простаивать.

• Интеграция с 1С

Очень удобно, если ваша система поддерживает загрузка и выгрузку приемных накладных, базы продуктов, товаров и др. Если ваш бухгалтер работает в 1С, а это практически стопроцентно, то без корректной интеграции 1С с вашей системой учета обойтись будет проблематично.

• Инвентаризация

«Мастхев» функция для профилактики хищений и краж в заведении. Если вы проводите все поставки всегда через систему учета, то тогда и инвентаризацию проводить нужно там же. Нужно сравнить фактический остаток кухни или бара с книжным, который покажет ваша система автоматизации. Вы сразу увидите, где у вас недостача, и откуда она взялась.

Заключение

Один из основных моментов, на которые нужно обращать внимание при выборе системы автоматизации, — это репутация компании разработчика, которая поддерживает систему. При выборе система автоматизации обязательно почитайте отзывы действующих клиентов и тех, кто отказался от работы.

Чем меньше посредников между вами и разработчиками системы учета, тем проще вам будет объяснить чего вам не хватает в программе, а разработчик сможет это реализовать. Всегда лучше сотрудничать напрямую, а не через дилера. Пробуйте и тестируйте, многие компании дают бесплатный тестовый период, за время которого и можно понять насколько подходит вам этот продукт.
Неважно какую систему автоматизации вы установите в своем заведении, главное, чтобы она у вас была. А мы советуем попробовать Poster, в нем есть все о чем мы писали в этой статье.