Zum überzeugenden Geschäftsbericht mit PowerPoint

PowerPoint hilft dir Inhalte deines Geschäftsberichts lesefreundlich und strukturiert zu gestalten. Wenn du dazu nützliche Erweiterungen wie DataPoint einsetzt, dann hältst du dein Publikum über die letzen Änderungen  in Echtzeit auf dem Laufenden.

Die Einfachheit gilt als Weg zur wirkungsvollen Kommunikation. Wer seine Ideen effektiv vermitteln will, der soll seinen Zuhörern ein hohes Maß an Einfachheit bieten. Bei Geschäftsberichten ist dieser Aspekt besonders aktuell, weil es in der Regel um jede Menge Daten, Zahlen und Fakten geht. Wenn du einen perfekten Geschäftsbericht vorbereiten möchtest, musst du dir Mühe geben, um Informationen deinen Kollegen, deinem Chef, Investoren oder Mitgliedern des strategischen Teams strukturiert und übersichtlich vorzustellen. 

Präsentation mit PowerPoint erstellen

PowerPoint gilt als ein mächtiges Tool zur Veranschaulichung, auf das seit über 20 Jahren Profis aus allen Branchen vertrauen. Mit Optionen, die diese Software zur Präsentationserstellung bietet, kannst du erfolgreiche Kommunikation zwischen dir und deinen Zuhörern sichern, indem du dich auf das Wichtigste konzentrierst und Informationen pointiert vorstellst. Wenn du Multimedia-Dateien wie Videos, Bilder, Diagramme, Soundbites, Animationen in deine Präsentation einbaust, lockerst du auf diese Weise Inhalte auf und bringst deine persönliche Note auf deine Präsentation.

Hast du wenig Zeit oder zweifelst an deinen Design-Fähigkeiten, um Folien von Grund auf zu gestalten? Dann ist es sinvoll fertige Vorlagen für PowerPoint zu verwenden. Bei professionell gestalteten Templates findest du schöne anpassbare Layouts, unzählige grafische Elemente sowie Funktionen, die deine Präsentation ansprechender machen. Weiter siehst du einige Beispiele von fertigen Präsentationsdesigns, die sich für einen Geschäftbericht perfekt eignen.

Monthly Planner - PowerPoint-Vorlage für Business

Amazing Figures - PowerPoint-Template für Business

Nutzt du volles Potenzial von PowerPoint?

Obwohl PowerPoint als meistverbreitetes Präsentationswerkzeug weltweit gilt, schöpfen bei weitem nicht alle Menschen seine Möglichkeiten voll. Solcherweise ergreifen sie ihre Chance nicht, Entscheidungstreffer mit ihrer Präsentation zu beeindrucken.

Wir wenden gewöhnlich PowerPoint an, um statische Informationen zu präsentieren und ignorieren dabei seine Fähigkeit, dynamische Daten einzubinden. Unter statischen Inhalten werden Daten verstanden, die bei der Erstellung von Folienlayouts eingegeben werden und weiterhin unverändert bleiben. Das sind beispielsweise Daten für Diagramme, Bilder, Videos usw. Wenn du etwas daran ändern willst, dann musst du deine Folien editieren. Dynamische Informationen sind das Gegenteil von statischen: Sie aktualisieren sich automatisch, und du brauchst nicht jegliche Änderungen an Folien vorzunehmen.  Du kannst deine Präsentation mit einer externen Datenquelle verknüpfen und sie solcherweise intelligent machen.

Warum sind dynamische Daten für deinen Geschäftsbericht essentiell?

Bei Geschäftsberichten handelt es sich nicht nur darum, um Sachinformationen in eine Einleitung, einen Haupt- und Schlussteil zu organisieren. Dargestellte Ergebnisse führen gewöhnlich zu wichtigen Entscheidungen, dienen der Zukunftsorientierung und Problemlösung. In meisten Berichten werden Ergebnisse aus der Rückschau betrachtet, obwohl aktuelle oder in Echtzeit aktualisierte Informationen richtiger wären.  Man könnte zum Beispiel eine Präsentation über den monatlichen Gesamtumsatz mit einer Datenbank verknüpfen und die neuesten Daten in Echtzeit auf Folien anzeigen lassen.

Diese Idee lässt sich einfach umsetzen, denn PowerPoint macht es möglich, die Datenbank mit Internetdateien zu verknüpfen. Man kann Daten aus RSS-Feeds, sozialen Medien und sogar Wettervorhersagen erhalten sowie Informationen aus Excel-und anderen Dateien abrufen. Dynamische Daten sind die Stärke von PowerPoint.

Es gibt zwei Wege, um dynamische Daten in deine Präsentation einzubinden: Ein wenig codieren oder auf die DataPoint-Technologie zurückgreifen, wenn du dich im Programmieren nicht auskennst. DataPoint ist ein smartes Plugin, das erlaubt dynamische Daten mit allen Versionen von PowerPoint zu verknüpfen. Das einfache Addon aktualisiert alle Daten automatisch. Du sollst nur die Häufigkeit und Dauer der Updates festlegen.

Mit DataPoint lassen sich dynamische Daten in diese Präsentationstypen integrieren:

• Normale Präsentation
• Snapshot-Präsentation, die für Personen erstellt wurde, die keinen Zugriff auf deine Datenbanken haben.
• Präsentation, die auf Echtzeit-Informationsbildschirmen oder Message-Boards als Diashow vorgeführt wird.

DataPoint macht die folgenden Integrationen für deine PowerPoint-Präsentation möglich: 

• Microsoft SQL Server
• Microsoft Access
• Microsoft SharePoint
• IBM DB2
• Informix
• MySQL
• Oracle
• Weiter Datenbanken, die über OLE DB  und ODBC verlinkt sind
• CSV-Dateien
• Text-Dateien
• Facebook-Likes
• Twitter
• Outlook
• Exchange
• Excel
• SharePoint
• Yammer
• XML
• JSON
• oData
• RSS
• Yahoo Weather
• Yahoo Finance
• Google Calendar
• Google Sheets

Bei DataPoint findest du ein nützliches Tool, das auf Presentation Maker hört. Damit kannst du durch die Datenbank blättern und die Informationen aktualisieren, ohne dass  zusätzliche Folien dazu erstellt werden müssen. 

Vorteile der DataPoint-Integration auf einen Blick:

• Sorgt für aktuelle Daten
• Erhöht die Glaubwürdigkeit von Berichten
• Unterstützt die Entscheidungsfindung
• Fördert Einfachheit und Verständnis
• Macht Berichte sachlicher

Wenn du DataPoint für deinen nächsten Geschäftsbericht verwendest möchtest, dann  sind diese ausführlichen Tutorials von Plugin-Entwicklern deinen Blick wert:

• How to Link PowerPoint to Microsoft Access Databases
• Data scrolling or the use of virtual slides in PowerPoint
• How to Use Data Scrolling or Virtual Slides in PowerPoint

Diesen Beitrag hat Kurt Dupont für MonsterPost verfasst. Die vollständige Version auf Englisch ist hier verfügbar.